Was ist das Abrechnungs- und Lohnmodul

Das zusätzliche administrative Modul zur Ngage Staffing Agency Software, um das Business der Personaldienstleister noch effizienter und vollständiger zu machen, sowohl für Personalverleih als auch für Executive Search.

Das Modul ermöglicht die Erstellung von Lohn-Tarifen für den Kunden, die Vertragsverwaltung, die Zeiterfassung, die Rechnungsstellung und die Lohnverwaltung (ELM-Standard); es enthält auch ein Benachrichtigungs- und Warnsystem für administrative Abläufe im Backoffice. Dieses Modul ist zu 100% GDPR-konform und nur für den Schweizer Markt aktiv.

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Funktionen und Vorteile eines administrativen Moduls

1. Lohn-Tarif für Temp und Fest erstellen

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine Auswahl öffnet, müssen Sie in der Lage sein, einen Preis festzulegen und die stündliche Marge genau zu kennen (es ist wichtig, die stündliche Marge im Falle von Zeitarbeit sichtbar zu machen).

Im Kundenprofil innerhalb des CRM wird einen neuen Tab aktiviert, welche die Erstellung des Lohn-Tarifs ermöglicht; der GAV, die Lohnnebenkosten und automatisch die Gesamtkosten des Mitarbeiters werden ausgewählt. Mit einem einfachen Fenster können Sie auch Deckungsbeitrag, Deckungswert, Multiplikator und Tarif ändern.

Wenn Sie einen Wert ändern, passen sich die anderen automatisch an. Ein präzises Management, das menschliche Fehler bei der Berechnung stark reduziert und den Berater auf den tatsächlichen Wert der Arbeit aufmerksam macht.

2. GAVs und Lohnnebenkosten konfigurieren

Alle GAVs werden monatlich aus TempData importiert. Es ist auch möglich, Änderungen vorzunehmen und benutzerdefinierte GAVs auf der Grundlage der Bedürfnisse des Personaldienstleisters oder des Kunden zu erstellen. Auf die gleiche Weise ermöglicht das System die Konfiguration aller Lohnnebenkosten (sowohl für die Firma als auch für den Mitarbeiter).

3. Vertrag erfassen

Mit wenigen Klicks können Sie sowohl den Einsatzvertrag als auch den Verleihvertrag erstellen. Aus dem Kandidatenprofil – das im Kandidatenmodul vorhanden ist – werden durch Auswahl des Kunden, des Standorts und des erstellten Lohn-Tarifs sowie einiger weniger anderer Informationen automatisch beide Verträge erstellt, welche dann sowohl im CRM als auch im Kandidatenprofil zur Verfügung stehen.

4. Dashboard aktive Verträge

Das Modul ermöglicht es Ihnen, immer genau zu wissen, wie viele temporären Mitarbeiters im Einsatz sind, wo sie eingesetzt sind und ob ihre Verträge auslaufen. Dank der integrierten SMS-Funktion können Sie sie einfach über Vertragsverlängerungen informieren.

5. Stunden-Management

Die Stunden können sowohl vom Berater als auch vom Kunden über ihren spezifischen Bereich hinzugefügt werden. Die Stunden können monatlich, wöchentlich oder täglich eingegeben werden. Vom gleichen Fenster aus ist es auch möglich, Vorschüsse zu verwalten, DTA-Zahlungen zu erstellen und Überzeiten und Zulagen einzugeben. Ein dreifaches Kontrollsystem ermöglicht es Ihnen, sie zu überprüfen, bevor sie an die Rechnungs- und Lohnabrechnung geschickt werden.

6. Modul Abwesenheiten

Sowohl der Berater als auch der Kandidat können mit Abwesenheiten umgehen. Die erfassten Abwesenheiten blockieren die Stundenerfassung (um Fehler zu vermeiden); wenn die Einfügung durch den Kandidaten erfolgt, werden sowohl der Ansprechpartner als auch der Berater per E-Mail und SMS benachrichtigt.

7. Alerts, Arbeitserlaubnisse und Vertragsverlängerungen

Die Software informiert die Berater, wenn Arbeitserlaubnisse und Einreisebescheide ablaufen. In ähnlicher Weise informiert Ngage bei der Aktualisierung eines GAVs den Berater darüber, dass Verträge zu aktualisieren sind.

8. Exports und administrative Statistiken

Aus Ngage können Sie Statistiken für paritätische Kommissionen und BVG entnehmen. Das System ermöglicht es Ihnen auch, die theoretische und reale Margenanalyse zu vergleichen, um die Leistung des Personaldienstleisters zu überprüfen.

9. Stellenmeldepflicht – Arbeit Swiss

Wenn ein Stellenangebot eingegeben wird, das der Stellenmeldepflicht unterliegt, meldet das System dies und vermeidet so mögliche Fehler.

10. Rechnungen

Nach Stundenerfassung ist die Rechnung zur Prüfung bereit. Sie können manuelle Zeilen hinzufügen und Änderungen vornehmen. Nach der Erstellung bleibt die Rechnung zur weiteren Kontrolle im Entwurfsstatus, bevor mit dem letzten Schritt fortgefahren wird, in dem das System die endgültige Nummerierung zuweist.

11. Lohnstandard-CH (ELM) und DTA-Zahlungen

Löhne (ELM-Standard) können jederzeit erstellt werden, da es keine verbindliche Verbindung zur Rechnungsstellung besteht. Nach der Stundenerfassung ist den Lohn schon fertig; er bleibt in einem vorausgefüllten Zustand, bevor er überprüft wird. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, können Sie den Ausdruck erzeugen und die DTA für die Bankzahlungsvereinbarung erstellen.

12. Kandidaten- und Kundenbereich

In jedem persönlichen Bereich können die Kandidaten die Lohnabrechnung (sobald sie erstellt wurde) einsehen und die Kunden die ausgestellten Rechnungen überprüfen.

13. Ausdrucke und Formulare

Das System ermöglicht den Ausdruck von vorausgefüllten Formularen für Arbeitslosigkeit und Zwischeneinkommen, um die administrativen Verfahren zu rationalisieren.

14. Exports für die Buchhaltung

Das Exportsystem ermöglicht es Ihnen, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsdatei herunterzuladen, um sie direkt an die Buchhaltungssoftware zum automatischen Import zu senden.

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