{"id":42986,"date":"2023-03-15T17:10:08","date_gmt":"2023-03-15T16:10:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arca24.com\/de\/?p=42986"},"modified":"2023-03-22T17:18:35","modified_gmt":"2023-03-22T16:18:35","slug":"back-office-software-definition","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arca24.com\/de\/back-office-software-definition\/","title":{"rendered":"Was ist Back-Office"},"content":{"rendered":"

Was ist Back-Office<\/span><\/em><\/h3>\n<\/div>
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Aktuelles<\/span><\/a> | 15.03.2023<\/p>\n<\/div>

Der Begriff “Back-Office” bezieht sich auf alle Personalverwaltungsprozesse, die nach der Einstellung eines Kandidaten bei einem Personaldienstleister ablaufen. <\/em><\/h4>\n<\/div>
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Sie ist am engsten mit der Tempor\u00e4rvermittlung verbunden, die in den letzten Monaten zumindest in Europa auf Kosten der Vermittlung von Festangestellten gewachsen ist. Vielleicht, weil die Suche nach Festanstellungen in einigen L\u00e4ndern, darunter auch in der Schweiz, ges\u00e4ttigt ist oder weil die Nachfrage nach Tempor\u00e4rkr\u00e4ften <\/strong>zur \u00dcberbr\u00fcckung vor\u00fcbergehender Abwesenheiten w\u00e4hrend der Pandemiezeit Spitzenwerte erreicht, stehen die Personaldienstleister vor neuen Herausforderungen und ben\u00f6tigen Tools, die ihnen erm\u00f6glichen, ihre Arbeit besser zu organisieren und Mitarbeiter schneller zu vermitteln.<\/strong><\/p>\n

Wie bei den Einstellungs- und Auswahlverfahren ist auch f\u00fcr die Back-Office-Verwaltungsprozesse eine cloudbasierte Software erforderlich, die auf k\u00fcnstlicher Intelligenz basiert und den b\u00fcrokratischsten und verwaltungstechnisch aufw\u00e4ndigsten Teil der Arbeit von Personaldienstleistern automatisiert und vereinfacht: die Erstellung von Angeboten, die Verwaltung von Vertr\u00e4gen, die Eingabe von Arbeitsstunden, die Rechnungsstellung und die Auszahlung von L\u00f6hnen.<\/p>\n

Viele der auf dem Markt erh\u00e4ltlichen Softwareprogramme f\u00fcr die Verwaltung von Back-Office-Prozessen erf\u00fcllen die oben genannten Funktionen, sind aber h\u00e4ufig nicht vollst\u00e4ndig, so dass man mehrere separate Module erwerben und in jedes Modul mehrmals dieselben Daten eingeben muss, um einen Vertrag, eine Rechnung usw. zu erstellen. Im Gegensatz dazu erm\u00f6glichen Programme wie das Back-Office-Modul, oder das Modul “Administration” von Ngage, der Software f\u00fcr Personaldienstleister von Arca24, den gesamten Arbeitsablauf in einem einzigen Tool; Sie vermeiden die manuelle Dateneingabe, die eine T\u00e4tigkeit mit geringem Mehrwert ist, und stellen und verwalten Arbeitnehmer “autonom”. Das Back-Office-Modul von Ngage ist zu 100% in das Modul Front-Office f\u00fcr die Personalbeschaffung (ATS + CRM) integriert, was das Tool noch leistungsf\u00e4higer macht.<\/p>\n

Ein allumfassender Prozess<\/h3>\n

Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen an einem Personaldienstleister aufgef\u00fchrt und wie sie erf\u00fcllt werden sollten:<\/p>\n

1) Angebotserstellung<\/strong>
\nDas Angebot ist der Kostenvoranschlag des Personaldienstleisters an den Endkunden, dem ein Arbeitnehmer vermittelt wird. Es handelt sich um ein speziell von Ngage entwickeltes Tool, das sowohl f\u00fcr die Vermittlung von Festangestellten als auch von Tempor\u00e4rkr\u00e4ften gilt. Im Modul von Ngage w\u00e4hlen Sie die GAVs und die Lohnnebenkosten aus, und das System berechnet automatisch die Gesamtkosten f\u00fcr den Arbeitnehmer.<\/p>\n

Mit einer einfachen Maske k\u00f6nnen Sie die prozentuale Marge, den absoluten Wert der Marge, den Multiplikator und den Tarif \u00e4ndern. Wenn Sie einen der eingegebenen Werte \u00e4ndern, werden die anderen entsprechend angepasst. Es ist auch m\u00f6glich, theoretische und tats\u00e4chliche Margenanalysen zu vergleichen, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu \u00fcberwachen. Dank der Vorbef\u00fcllung verschiedener Angebotsvorlagen k\u00f6nnen aus einem Angebot unz\u00e4hlige Vertr\u00e4ge generiert werden, was die Eingabe derselben Daten bei jedem Vorgang erspart.<\/p>\n

2) Vertragserstellung<\/strong>
\nDie Erstellung von Vertr\u00e4gen muss schnell und automatisch erfolgen und dem Arbeitnehmer und dem Einsatzbetrieb unverz\u00fcglich mitgeteilt werden. In Ngage werden aus dem Kandidatenprofil durch Auswahl des Kunden, des Ortes und des erstellten Angebots sowie einiger anderer Informationen automatisch sowohl der Verleihvertrag als auch der Einsatzvertrag erstellt, die dann im CRM-Modul (im Kundenprofil), im ATS-Modul (im Kandidatenprofil) und im privaten Bereich des Kunden und des Arbeitnehmers, die vom Personaldienstleister autorisierten Zugang haben, verf\u00fcgbar sind. Es ist \u00e4usserst wichtig, dass alle Betroffenen einen pers\u00f6nlichen Bereich haben, in dem sie ihre Dokumente einsehen k\u00f6nnen, um den Prozess noch bequemer zu gestalten und das Engagement f\u00fcr den Personalvermittler hoch zu halten.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus muss der Personalvermittler einer effizienten und schnellen Verwaltung stets wissen, wie viele Tempor\u00e4re Fachkr\u00e4fte derzeit aktiv sind, wo sie eingesetzt werden und ob ihre Vertr\u00e4ge auslaufen; gegebenenfalls muss er sie mit Hilfe integrierter Kommunikationssysteme wie SMS auf einfache Weise auf Vertragsverl\u00e4ngerungen hinweisen.<\/p>\n

3) Zeiterfassung<\/strong>
\nDie Zeiterfassung kann durch den Berater der Agentur, durch den Kunden \u00fcber seinen pers\u00f6nlichen Bereich und durch den Arbeitnehmer erfolgen, allerdings nur, wenn es sich nicht um \u00dcberstunden handelt. Die Stunden k\u00f6nnen monatlich, w\u00f6chentlich oder t\u00e4glich eingegeben werden. Vom gleichen Panel aus kann der Berater Vorsch\u00fcsse verwalten, DTA-Zahlungen erledigen und \u00dcberstunden und \u00dcberzeit eingeben. Ein Kontrollsystem erm\u00f6glicht die \u00dcberpr\u00fcfung der Stunden durch die verschiedenen Berater, bevor sie an die Rechnungsstellung und die Lohnabrechnung weitergeleitet werden: Das ist eine zus\u00e4tzliche Warnung, um zu wissen, wie weit die Arbeit der Kollegen im Team fortgeschritten ist, sowie f\u00fcr eine zus\u00e4tzliche \u00dcberpr\u00fcfung, bevor sie fortgesetzt wird.<\/p>\n

F\u00fcr die Verwaltung der Anwesenheit bietet Ngage dem Arbeitnehmer auch die neue App “Smart Badge”: Eine App, die von der Agentur zur Verf\u00fcgung gestellt wird, ohne dass sie aus dem Store heruntergeladen werden muss, und die es ihm dank der mit einem GPS-System verkn\u00fcpften Schaltfl\u00e4chen “In” und “Out” erm\u00f6glicht, seine Stunden bequem von seinem Smartphone aus zu erfassen. Die Stunden werden automatisch an das Verwaltungssystem gesendet und sind im Bereich des Kunden (zur Genehmigung und \u00dcberpr\u00fcfung) und im Bereich des Mitarbeiters (als Historie der geleisteten Stunden) sichtbar. Der Service ist auch dann gew\u00e4hrleistet, wenn das Smartphone offline ist, da eine Historie der Eingaben aufbewahrt wird. Sobald das Smartphone wieder online ist, wird der Stundenplan in Ngage aktualisiert. Eine solche App erspart dem Arbeitnehmer, den Stundenzettel physisch zur Agentur zu bringen, und verk\u00fcrzt die Zeit.<\/p>\n

4) Rechnungsstellung<\/strong>
\nNach der Eingabe der Arbeitsstunden kann die Rechnung nach Wahl des Beraters sofort selbst generiert oder manuell erstellt werden. Im manuellen Modus ist es immer m\u00f6glich, der Rechnung Zeilen hinzuzuf\u00fcgen und \u00c4nderungen vorzunehmen, aber der Grossteil der Arbeit wird vom System erledigt. Vor der Best\u00e4tigung wird stets ein Rechnungsentwurf zur weiteren Pr\u00fcfung erstellt, bevor der letzte Schritt erfolgt, bei dem das System die endg\u00fcltige Nummerierung vergibt und die Rechnung im Bereich des Kunden zur Verf\u00fcgung gestellt wird (der Kunde wird auch per E-Mail benachrichtigt).<\/p>\n

5) Lohnabrechnung<\/strong>
\nDer letzte Schritt ist die Auszahlung der L\u00f6hne. L\u00f6hne k\u00f6nnen jederzeit, vor oder nach der Rechnungsstellung, flexibel erstellt werden. Sobald die Stunden eingegeben sind, kann der Lohn ausgezahlt werden; Dieser wird selbst erstellt und bleibt in einem vorausgef\u00fcllten Zustand, bevor er vom Berater \u00fcberpr\u00fcft wird. Sobald die \u00dcberpr\u00fcfung abgeschlossen ist, k\u00f6nnen der Ausdruck und die DTA f\u00fcr mehrere L\u00f6hne erstellt werden. Auf Wunsch des Beraters kann der Lohn sofort im Bereich des Mitarbeiters zur Verf\u00fcgung gestellt (der Mitarbeiter wird auch per E-Mail benachrichtigt).<\/p>\n

Einige zus\u00e4tzliche Funktionen und Merkmale, wie sie Ngage bietet, k\u00f6nnen die Arbeit von Personalvermittlern und -verleihern weiter optimieren und einen Mehrwert schaffen:<\/p>\n