{"id":41811,"date":"2023-03-15T16:34:56","date_gmt":"2023-03-15T15:34:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arca24.com\/fr\/?p=41811"},"modified":"2023-10-04T16:12:54","modified_gmt":"2023-10-04T14:12:54","slug":"logiciel-back-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arca24.com\/fr\/logiciel-back-office\/","title":{"rendered":"Qu’est-ce que le back-office"},"content":{"rendered":"

Qu’est-ce que le back-office<\/span><\/h3>\n<\/div>
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Actualit\u00e9s<\/span><\/a> | 15.03.2023<\/p>\n<\/div>

Le concept de back-office fait r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 tous les processus de gestion des RH qui sont activ\u00e9s apr\u00e8s le recrutement, en commen\u00e7ant par l\u2019embauche d’un candidat chez le client d\u2019une agence de placement.
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Il est le plus \u00e9troitement li\u00e9 au secteur de l’emploi temporaire qui, du moins en Europe, a connu une croissance ces derniers mois au d\u00e9triment du placement de personnel permanent. Peut-\u00eatre parce que la recherche de postes permanents est satur\u00e9e dans certains pays, dont la Suisse, ou en raison des pics de demande de personnel temporaire<\/strong> pour couvrir les absences provisoires pendant la p\u00e9riode de pand\u00e9mie, les agences de placement sont confront\u00e9es \u00e0 de nouveaux d\u00e9fis et ont besoin d’outils leur permettant de mieux organiser leur travail et de placer le personnel plus rapidement<\/strong>.<\/p>\n

Comme pour les processus de recrutement et de s\u00e9lection, les processus de gestion du back-office n\u00e9cessitent un logiciel en nuage, bas\u00e9 sur l’intelligence artificielle, qui automatise et simplifie la partie la plus bureaucratique et gestionnaire du travail des prestataires de services en personnel : cr\u00e9ation de devis, gestion des contrats, saisie des heures travaill\u00e9es, facturation et paiement des salaires.<\/p>\n

De nombreux logiciels sur le march\u00e9 pour la gestion des processus post-emploi remplissent les fonctions mentionn\u00e9es ci-dessus mais, tr\u00e8s souvent, ils ne sont pas complets et il est n\u00e9cessaire d’acheter plusieurs modules distincts et d’entrer les m\u00eames donn\u00e9es dans chacun d’eux plusieurs fois, afin d’\u00e9tablir un contrat, une facture, etc. En revanche, des programmes tels que le module de back-office, ou “administration”, de Ngage, le logiciel de recrutement d’Arca24, permettent de regrouper l’ensemble du flux de travail dans un seul outil, d’\u00e9viter une grande quantit\u00e9 de travail de saisie de donn\u00e9es, qui est une activit\u00e9 \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e, et d’embaucher et de g\u00e9rer les temporaires de mani\u00e8re “autonome”.<\/p>\n

Le back-office de Ngage, en particulier, est int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 100% au module de front-office pour le recrutement (ATS + CRM), ce qui rend l\u2019outil encore plus puissant.<\/p>\n

Un processus tout-en-un<\/h3>\n

Voici les principales exigences d’une agence de placement et la mani\u00e8re dont elles doivent \u00eatre satisfaites :<\/p>\n

1) Cr\u00e9ation de devis
\n<\/strong>Le devis est l’offre faite par l’agence au client final pour lequel un candidat est plac\u00e9, un outil sp\u00e9cialement d\u00e9velopp\u00e9 par Ngage, valable pour les placements de personnel permanent et temporaire. Dans le module de Ngage, vous s\u00e9lectionnez le CCT et les charges sociales et, automatiquement, le syst\u00e8me calcule le co\u00fbt total du travailleur. Avec un simple masque, il est possible de modifier les \u00e9l\u00e9ments suivants : marge en pourcentage, marge en valeur absolue, multiplicateur et tarif.<\/p>\n

En modifiant une valeur saisie, les autres s’adapteront en cons\u00e9quence. Il est \u00e9galement possible de comparer les analyses des marges th\u00e9oriques et r\u00e9elles afin de suivre les performances globales de l’entreprise. Gr\u00e2ce au pr\u00e9remplissage de divers mod\u00e8les de devis, un devis peut \u00eatre utilis\u00e9 pour g\u00e9n\u00e9rer d’innombrables contrats, ce qui \u00e9vite de saisir les m\u00eames donn\u00e9es \u00e0 chaque fois.<\/p>\n

2) G\u00e9n\u00e9ration de contrats
\n<\/strong>La g\u00e9n\u00e9ration des contrats doit \u00eatre rapide, automatis\u00e9e et partag\u00e9e imm\u00e9diatement avec le travailleur et l’entreprise de mission. Dans Ngage, \u00e0 partir du profil du candidat, en s\u00e9lectionnant le client, le lieu, le devis g\u00e9n\u00e9r\u00e9 et quelques autres informations, le contrat de mission et le contrat de location de services sont automatiquement cr\u00e9\u00e9s. Ces contrats sont ensuite disponibles dans le module CRM (dans le profil du client), dans le module ATS (dans le profil du candidat) et dans l’espace priv\u00e9 du client et du travailleur, qui ont un acc\u00e8s autoris\u00e9 par l’agence. Il est extr\u00eamement important que toutes les personnes concern\u00e9es disposent d’un espace personnel o\u00f9 elles peuvent consulter leurs documents, afin de rendre le processus encore plus pratique et le niveau d’engagement avec l’agence \u00e9lev\u00e9.<\/p>\n

En outre, pour \u00eatre efficace et rapide dans sa gestion, l’agence doit toujours \u00eatre en mesure de savoir combien d’int\u00e9rimaires sont actifs en ce moment, o\u00f9 ils sont affect\u00e9s et s’ils ont des contrats qui arrivent \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance ; si n\u00e9cessaire, les alerter facilement des prolongations de contrat avec des syst\u00e8mes de communication int\u00e9gr\u00e9s, comme les SMS.<\/p>\n

3) Saisie des heures
\n<\/strong>La saisie des heures peut \u00eatre effectu\u00e9e par le consultant de l’agence, par le client via son espace personnel et par l’employ\u00e9, uniquement si les heures ne sont pas des heures suppl\u00e9mentaires. Les heures peuvent \u00eatre saisies mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement. A partir du m\u00eame panneau, il est possible pour le consultant de g\u00e9rer les avances, de faire des DTA de paiement et de saisir les heures suppl\u00e9mentaires et le travail suppl\u00e9mentaire. Un syst\u00e8me de contr\u00f4le permet de v\u00e9rifier les heures par les diff\u00e9rents consultants avant de les envoyer \u00e0 la facturation et de g\u00e9n\u00e9rer la paie, une alerte suppl\u00e9mentaire pour savoir o\u00f9 en est le travail des coll\u00e8gues de l’\u00e9quipe et pour une v\u00e9rification suppl\u00e9mentaire avant de poursuivre.<\/p>\n

Pour la gestion des pr\u00e9sences, Ngage propose \u00e9galement \u00e0 l’employ\u00e9 la nouvelle application “Smart Badge”, une application mise \u00e0 disposition par l’agence sans passer par le store, qui, avec des boutons “in” et “out” li\u00e9s \u00e0 un syst\u00e8me GPS, lui permet d’enregistrer ses heures depuis le confort de son smartphone ; les heures sont envoy\u00e9es automatiquement au syst\u00e8me de gestion et sont visibles dans l’espace du client (pour approbation et v\u00e9rification) et dans l’espace du candidat (comme historique des heures travaill\u00e9es). Le service est garanti m\u00eame lorsque le smartphone est hors ligne car les entr\u00e9es sont conserv\u00e9es dans l\u2019historique et, une fois de retour en ligne, le suivi des heures est mis \u00e0 jour dans Ngage. Une telle application \u00e9vite au travailleur d’avoir \u00e0 apporter physiquement la feuille de temps \u00e0 l’agence et raccourcit les d\u00e9lais.<\/p>\n

4) Facturation
\n<\/strong>Apr\u00e8s avoir saisi les heures de travail, la facture peut imm\u00e9diatement s’auto-g\u00e9n\u00e9rer, ou \u00eatre cr\u00e9\u00e9e manuellement, au choix du consultant. En mode manuel, il est toujours possible d’ajouter des lignes \u00e0 la facture et d’apporter des modifications, mais le gros du travail est effectu\u00e9 par le syst\u00e8me. Avant la confirmation, un projet de facture est toujours g\u00e9n\u00e9r\u00e9 pour une v\u00e9rification suppl\u00e9mentaire avant de passer \u00e0 l’\u00e9tape finale, au cours de laquelle le syst\u00e8me attribue la num\u00e9rotation d\u00e9finitive et la facture est \u00e0 la fois notifi\u00e9e au client et mise \u00e0 disposition dans son espace personnel.<\/p>\n

5) Salaires<\/strong>
\nLa derni\u00e8re \u00e9tape est le versement des salaires. Les salaires peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9s de mani\u00e8re flexible \u00e0 tout moment, avant ou apr\u00e8s la facturation. Une fois les heures saisies, le salaire est pr\u00eat \u00e0 \u00eatre vers\u00e9 ; il est auto-g\u00e9n\u00e9r\u00e9 et reste dans un \u00e9tat pr\u00e9rempli avant d’\u00eatre v\u00e9rifi\u00e9 par le consultant. Une fois la v\u00e9rification termin\u00e9e, l’impression et le DTA pour les salaires multiples peuvent \u00eatre g\u00e9n\u00e9r\u00e9s. Au choix du consultant, le salaire peut \u00eatre rendu imm\u00e9diatement disponible dans l’espace de l’employ\u00e9 et notifi\u00e9.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

\u00c0 propos de nous<\/span><\/h5>\n<\/div>
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Arca24 est une HR Tech Factory sp\u00e9cialis\u00e9e dans le d\u00e9veloppement de logiciels cloud pour le secteur des ressources humaines.<\/p>\n<\/div>

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Produit de r\u00e9f\u00e9rence<\/p>\n<\/div>

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Ngage – Staffing Acency Software<\/h4>\n

Ngage combine en un seul outil des fonctions et des avantages que l\u2019on retrouve souvent s\u00e9par\u00e9ment sur le march\u00e9 : ATS pour le recrutement et la s\u00e9lection de candidats, CRM pour la gestion de la relation client et logiciels administratifs pour la cr\u00e9ation de devis, contrats, factures et salaires.<\/p>\n<\/div>

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Talentum – Talent Management Software<\/h4>\n

Talentum est un logiciel de gestion des talents. Une solution compl\u00e8te et intuitive de bout en bout, qui permet au d\u00e9partement des ressources humaines d\u2019acqu\u00e9rir, de g\u00e9rer et d\u2019optimiser la main-d\u2019\u0153uvre tout au long du cycle de vie de l\u2019employ\u00e9 : des activit\u00e9s initiales de recherche et de s\u00e9lection \u00e0 l\u2019embauche des candidats s\u00e9lectionn\u00e9s.<\/p>\n<\/div>

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