Staffing Business

Il software gestionale è uno strumento fondamentale per le Agenzie Per il Lavoro. A differenza dell’impatto che un ATS, per esempio, può avere su un’organizzazione – rappresentando solo uno dei software HR dell’intero ecosistema aziendale – il gestionale per le staffing rappresenta una parte importante del core business. Attualmente esistono due tipologie di Staffing Agency Software:

  • operativi, cioè quelli che coprono la parte riferita alla ricerca e selezione e invio della short list al cliente;
  • amministrativi, cioè quelli che si riferiscono alla creazione di preventivi e contratti, alla gestione ore e alla fatturazione. Si aggiungono poi il software per fare i salari e quello per la contabilità (che rimane però esterno al processo di core business).

Dall’utilizzo di singoli tool accessori…

La maggior parte delle società più digitalizzate deve affidarsi ad almeno 3 diversi software per coprire l’intero ecosistema lavorativo.
Un tema che crea problemi in termini di efficienza: spesso i software non sono integrati, non comunicano tra loro; il rischio è quello di duplicare le attività di data entry. Non tutti i problemi tuttavia sono facili da comprendere e individuare, alcuni sono meno immediati, come la sincronizzazione dei dati.
Anche quando due sistemi comunicano non è detto che lo facciano in modo ottimale, bi- direzionale. Il rischio è quello di trovarsi con lo stesso candidato o lo stesso cliente che possiede dati diversi, discordanti o addirittura mancanti.

…all’adozione di un software all-in-one

L’unica soluzione è un software all-in-one pensato e sviluppato per il marcato delle staffing.
Alcuni player locali propongono più servizi all’interno di un’unica soluzione, non coprendo però efficacemente tutte le fasi del processo; o ancora, player internazionali sono in grado di garantire una copertura completa di tutta la parte operativa (ATS+CRM) ma non includono l’amministrazione (timesheet e fatturazione). Sviluppare un modulo amministrativo può essere molto complicato perché deve sottostare alle specifiche leggi sulla contribuzione sociale, tasse e retribuzione per il lavoratore. Il risultato finale è che anche il player più grande si trova di fronte a vincoli strutturali importanti, costretto a dover fare delle scelte strategiche.

RIDURRE I TEMPI DI SELEZIONE SEMPLIFICANDO L’INTERAZIONE CON IL CLIENTE

Grazie allo Staffing Agency Software di Arca24 puoi ridurre del 50% i tempi di reclutamento e selezione dei candidati, per fornire rapidamente una short list da presentare al cliente.

Ti permette inoltre di gestire la relazione col cliente, tenere traccia dei feedback ricevuti e semplificare l’amministrazione dei candidati assunti, permettendo un miglioramento fino all’85% della gestione dell’intero processo.

MIGLIORARE LA USER EXPERIENCE DI REFERENTI, RECRUITER E CANDIDATI OTTIMIZZANDO L’INTERO PROCESSO

I migliori software gestionali per chi si occupa di ricerca e selezione del personale offrono una piattaforma di facile utilizzo sia per il reclutatore che per il candidato, favorendo per entrambi una user experience positiva e ingaggiante. L’usabilità intuitiva del front-end elimina le barriere tra referente, recruiter e candidati, migliorando l’employer branding del cliente e ottimizzando la gestione dell’intero processo (dalla ricezione dei job orders all’invio dei profili al cliente)

Il CRM permette di inserire e amministrare le anagrafiche dei clienti, le sedi e i referenti, le attività, i feedback, gli alert, le opportunità e i preventivi da un unico applicativo; trovare nuove opportunità con il job radar e usare il multi-mailing per le comunicazioni massive.

Tutte le informazioni commerciali vengono raccolte in una specifica sezione all’interno della scheda del cliente. È possibile verificare facilmente tutti i job order attivi, per filiale e per recruiter, chiusi con successo o senza risultato.

L’obiettivo finale del lavoro delle staffing agency è quello di proporre un talent pool di candidati al cliente. Il software di Arca24 permette l’invio dei profili secondo quattro diverse modalità: dossier (impostando su quali campi ha visibilità il cliente e quali informazioni oscurare), sharing (condivisione della scheda del candidato), candidato proposto (quando il cliente apre una ricerca difficile è possibile registrarla nel sistema e decidere se, una volta ricevuto un candidato in linea, la notifica debba arrivare direttamente al cliente o al recruiter) e multimailing (è possibile inviare email singole ai clienti o fare mass mailing).

Dalla ricerca alla valutazione e selezione dei migliori profili; grazie all’utilizzo di un Applicant Ranking System SaaS puoi gestire con un unico applicativo tutto il processo di reclutamento e inviare i profili al cliente.

Il sistema comprende: attività di screening automatico dei CV tramite Intelligenza Artificiale e motore semantico, tool per il multiposting, video interviste (automatizzate e in real-time), test su soft e hard skill, tracking completo delle informazioni, area personale del candidato (con possibilità di aggiungere allegati, foto e video), video CV e tutti i consensi GDPR.

Sviluppare un modulo amministrativo può essere molto complicato perché deve sottostare alle specifiche leggi sulla contribuzione sociale, tasse e retribuzione per il lavoratore. Il risultato finale è che anche il player più grande si trova di fronte a vincoli strutturali importanti, costretto a dover fare delle scelte strategiche. Spesso si propende per il paese dominante, in termini assoluti di staffing agency a portafoglio e/o in termini di fatturato, a discapito delle altre country.

In Svizzera i clienti di Arca24 possono, con un unico software all-in-one, gestire i processi di filiera, dal recruiting ai salari, dall’amministrazione del CRM alla fatturazione.
Per l’Italia, uno tra i sistemi amministrativi più complessi al mondo abbiamo sviluppato il modulo preventivi e fatture. Da poco, grazie all’esperienza maturata, siamo partiti con la costruzione del modulo preventivi – contratti – ore e fatturazione per il mercato US. In parallelo stiamo sviluppando un sistema che, grazie a logiche flessibili e globali, potrà essere utilizzato in molti altri paesi (soprattutto quelli anglosassoni).

Un sistema di reporting consente di monitorare tutte le attività di reclutamento e selezione, commerciali e proposizione dei candidati. Permette inoltre il tracking di provenienza dei profili e i tassi di conversione dei collaboratori assunti per fonte di reclutamento.

È possibile interrogare il data base per periodo, filiale e recruiter.