Ngage – Modulo Fatture e Salari (CH)2020-06-08T09:49:40+02:00

Cos’è il modulo fatturazione e salari (Swiss market)

E’ il modulo amministrativo aggiuntivo a Ngage Staffing Agency Software per rendere ancora più performante e completo il business delle agenzie di collocamento, sia per il lavoro temporaneo che per le società di executive search.

Il modulo permette la creazione di preventivi per il cliente, la gestione dei contratti, l’inserimento delle ore, la fatturazione e i salari (certificati Swissdec); comprende inoltre un sistema di notifiche e alert sulle procedure amministrative di back office. 100% conforme alla normativa GDPR, questo modulo è attivo solo per il mercato Svizzero.

Funzionalità e benefici di un modulo amministrativo

1. Creazione preventivo Temp e Perm

Ogni volta che un cliente apre una selezione bisogna essere in grado di stabilire un prezzo e conoscere esattamente il margine orario (è importante avere visibilità sul margine di ogni singola ora in caso di lavoro temporaneo).

Nella scheda del cliente, all’interno del CRM, si attiva un nuovo tab che permette la creazione del preventivo; si selezionano il CCL, gli oneri sociali e in automatico il costo totale del lavoratore. Con una semplice maschera è inoltre possibile modificare: margine in percentuale, margine in valore assoluto, moltiplicatore e tariffa.

Modificandone un valore, gli altri automaticamente si adatteranno. Una gestione precisa, che riduce di molto l’errore umano durante il calcolo e rende attento il consulente sul valore reale della commessa.

2. Configurazione CCL e oneri sociali

Tutti i CCL vengono importati mensilmente da TempData. Inoltre è possibile effettuare delle modifiche e creare CCL personalizzati sulla base delle esigenze di agenzia o cliente. Allo stesso modo il sistema permette di configurare tutti gli oneri sociali (lato lavoratore e lato azienda).

3. Creazione contratto

In pochi click è possibile creare sia il contratto di missione che il contratto di fornitura. Dalla scheda del candidato – presente nel modulo recruiting – selezionando il cliente, la sede e il preventivo generato e poche altre informazioni, vengono creati in automatico entrambi i contratti, disponibili poi sia nel CRM che nella scheda candidato.

4. Dashboard Temp attivi

Il modulo permette di conoscere sempre con precisione quanti sono i lavoratori temporanei, dove sono allocati e se hanno contratti in scadenza. Grazie alla funzione SMS integrata è possibile avvisarli facilmente per il prolungamento del contratto.

5. Gestione ore

L’inserimento delle ore può essere fatto sia dal consulente che dal cliente tramite la propria area specifica. Le ore possono essere inserite mensilmente, settimanalmente o giornalmente. Dallo stesso pannello è inoltre possibile gestire gli acconti, creare i DTA di pagamento e inserire straordinari e ore maggiorate. Un triplice sistema di controllo permette di verificarle prima di mandarle in fatturazione e salari.

6. Modulo assenze collaboratore attivo

Sia il consulente che il candidato possono gestire le assenze. Le assenze registrate bloccheranno l’inserimento ore (per evitare errori); se l’inserimento è fatto dal candidato sia il referente aziendale che il consulente verranno notificati tramite email ed SMS.

7. Alert, permessi e rinnovi contrattuali

Il software informa i consulenti quando ci sono in scadenza permessi e notifiche d’entrata. Allo stesso modo, quando un CCL viene aggiornato Ngage informa il consulente che ci sono contratti da aggiornare.

8. Estrazioni e reporting amministrativo

Da Ngage è possibile estrarre i report per commissioni paritetiche e LPP. Il sistema permette inoltre di confrontare le analisi del margine teorico e quello reale per verificare l’andamento dell’agenzia.

9. Comunicazione Arbeit Swiss

Quando viene inserita un’offerta di lavoro che è soggetta alla comunicazione obbligatoria ai centri per il collocamento, il sistema lo notifica, evitando così possibili errori.

10. Fatture

Dopo avere inserito le ore di lavoro la fattura è pronta per il controllo. È possibile aggiungere righe manuali ed effettuare delle modifiche. Una volta portata in fatturazione rimane nello stato bozza per un ulteriore controllo prima di proseguire con lo step finale durante il quale il sistema attribuirà la numerazione definitiva.

11. Salari Swissdec e DTA

I salari (certificati Swissdec) possono essere creati in qualsiasi momento, non esiste alcun legame vincolante con la fatturazione. Una volta inserite le ore il salario è pronto per essere fatto; rimarrà in uno stato di pre-compilazione prima di essere verificato. Una volta terminata la verifica è possibile generare la stampa e creare il DTA per la disposizione del pagamento bancario.

12. Area del candidato e del cliente

All’interno delle rispettive aree personali: il candidato potrà consultare la copia della busta paga (una volta generata) e il cliente verificare le fatture emesse.

13. Stampe e formulari

Il sistema permette la stampa dei formulari della disoccupazione e del guadagno intermedio pre compilati per lo snellimento delle pratiche amministrative.

14. Estrazioni per contabilità

Il sistema di export permette di scaricare il file di contabilità debitori e creditori da inviare direttamente al software contabile per l’import automatico.

Outsourcing Back Office

Il team di Arca24, come servizio aggiuntivo, elabora gli stipendi e le fatture. Dopo avere stipulato i contratti di missione e di fornitura e aver inserito le ore dei rapporti e gli acconti erogati in outsourcing, vengono elaborati i salari con il file DTA per i pagamenti.

Vengono poi generate tutte le fatture con la cedola PVR pronte per essere stampate e inviate.

Effettuiamo mensilmente un controllo sulle anagrafiche collaboratore per evitare possibili errori.

Prepariamo le dichiarazioni per gli oneri sociali e per le commissioni paritetiche.

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Ngage Fatture e Salari FAQ

Quali e quanti tipi di preventivo include il modulo per l’amministrazione?2020-04-28T10:39:38+02:00

Ngage Fatture e Salari include tre tipologie differenti di preventivo: il temporary, il permanent e i servizi di consulenza. Inoltre è possibile aggiungerne di nuovi in base alle specifiche esigenze.

È possibile creare preventivi e fatture per il permanent?2020-03-31T17:46:59+02:00

Il nostro sistema ti consente di creare e gestire sia preventive sia fatture anche per il permanent.

È possibile personalizzare i contratti importati da TempData?2020-03-31T17:47:33+02:00

TempData consente l’importazione di contratti collettivi a livello federale e cantonale. Con la nostra soluzione è inoltre possibile creare e personalizzare contratti.

È possibile calcolare l’imposta alla fonte in modo automatico?2020-04-28T10:41:44+02:00

Ngage Fatture e Salari include un sistema per il calcolo automatico dell’imposta alla fonte e tiene conto anche dei conguagli.

Chi può gestire il timesheet?2020-03-31T18:03:36+02:00

Le presenze possono essere gestite da chiunque abbia accesso al sistema, ovvero utenti, clienti e lavoratori stessi.

Lo strumento è in grado di fornire elementi preconfigurati? Devo inserire tutti i contenuti da solo?2020-04-28T11:02:29+02:00

Lo strumento è stato già preconfigurato in modo da mettere a disposizione tutti i contenuti base del sistema.

Posso gestire fatture e salari solo su base mensile?2020-04-28T11:26:52+02:00

La nostra soluzione ti permette di creare e gestire fatture e salari nel momento che ritieni opportuno in base alle esigenze aziendali.

È possibile effettuare una migrazione dei vecchi contratti nel nuovo sistema?2020-04-28T10:58:29+02:00

La nostra soluzione ti consente di effettuare una migrazione di contratti e, più generalmente, di dati dal vecchio sistema a quello nuovo.

Posso gestire gli acconti con Ngage Fatture e Salari?2020-04-28T11:01:00+02:00

Il modulo per la gestione dell’amministrazione consente di quantificare gli acconti e includerli nella busta paga. Inoltre il sistema tiene conto sia degli oneri sociali da calcolare sia di quelli che non vanno calcolati.