{"id":56034,"date":"2023-03-15T17:23:37","date_gmt":"2023-03-15T16:23:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.arca24.com\/it\/?p=56034"},"modified":"2024-04-17T16:17:14","modified_gmt":"2024-04-17T14:17:14","slug":"back-office-significato","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.arca24.com\/it\/back-office-significato\/","title":{"rendered":"Cos\u2019\u00e8 il back-office"},"content":{"rendered":"

Cos\u2019\u00e8 il back-office?<\/span><\/h3>\n<\/div>
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Novit\u00e0<\/span><\/a> | 15.03.2024<\/p>\n<\/div>

Il concetto di back-office \u00e8 da ricondurre a tutti quei processi gestionali HR che si attivano post reclutamento, a partire dall\u2019assunzione di un candidato presso il cliente di una staffing agency.
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\u00c8 maggiormente collegato al settore del lavoro temporaneo, che, almeno in Europa, ha visto negli ultimi mesi una crescita a discapito del collocamento di personale fisso. Forse perch\u00e9 la ricerca di posti fissi risulta essere satura in alcuni paesi, tra cui la Svizzera, o a causa dei picchi di richiesta di personale a termine per la copertura delle assenze temporanee durante il periodo pandemico, le agenzie per il lavoro si apprestano a nuove sfide e necessitano di strumenti che permettano loro di organizzare meglio il lavoro e collocare personale pi\u00f9 rapidamente.<\/p>\n

Come per i processi di reclutamento e selezione, anche per quelli gestionali di back-office \u00e8 necessario adottare un software cloud, basato sull\u2019intelligenza artificiale, che automatizzi e semplifichi la parte pi\u00f9 burocratica e gestionale del lavoro dell\u2019APL: la creazione di preventivi, la gestione di contratti, l\u2019inserimento delle ore lavorate, la fatturazione e l\u2019erogazione dei salari.<\/p>\n

Molti software sul mercato per la gestione dei processi del post-assunzione adempiono alle funzioni menzionate ma, molto spesso, non sono completi ed \u00e8 necessario acquistare pi\u00f9 moduli separati e inserire gli stessi dati in ognuno pi\u00f9 volte, per arrivare a fare un contratto, una fattura, ecc.<\/p>\n

Contrariamente, i programmi come il modulo back-office, o \u201camministrazione\u201d, di Ngage, software per le societ\u00e0 di staffing di Arca24, permettono tutto il flusso di lavoro in un unico tool, evitano molti lavori di data entry a scarso valore aggiunto, assumono e gestiscono i lavoratori \u201cin autonomia\u201d. Ngage back-office, nello specifico, \u00e8 al 100% integrato con il modulo front-office per il reclutamento (ATS + CRM), rendendo il tool ancora pi\u00f9 performante.<\/p>\n

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Un processo tutto in uno<\/h3>\n

Ecco le principali esigenze di una staffing agency e come dovrebbero essere soddisfatte:<\/p>\n

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  1. Creazione dei preventivi
    \n<\/strong>Il preventivo \u00e8 l\u2019offerta che viene fatta dall\u2019agenzia al cliente finale per cui si colloca un lavoratore, uno strumento sviluppato appositamente da Ngage, valido sia per collocamento di personale fisso sia temporaneo. Nel modulo di Ngage, si selezionano CCL e oneri sociali e, in automatico, il sistema elabora e comunica il costo totale del lavoratore. Con una semplice maschera, \u00e8 possibile modificare: margine in percentuale, margine in valore assoluto, moltiplicatore e tariffa. Modificando un valore inserito, gli altri si adatteranno di conseguenza. \u00c8 anche possibile confrontare le analisi del margine teorico e quello reale per monitorare l’andamento generale del business. Proprio grazie alla precompilazione di vari modelli di offerta, un solo preventivo pu\u00f2 essere utilizzato per generare infiniti contratti, e questo risparmia l\u2019inserimento degli stessi dati ogni volta.<\/li>\n
  2. Creazione dei contratti
    \n<\/strong>La generazione dei contratti deve essere rapida, automatizzata e condivisa col lavoratore e con l\u2019impresa utilizzatrice immediatamente. In Ngage, dalla scheda del candidato, selezionando il cliente, la sede e il preventivo generato e poche altre informazioni, vengono creati in automatico sia il contratto di missione sia di fornitura di personale, disponibili poi nel modulo CRM (nella scheda cliente), nel modulo ATS (nella scheda candidato) e all\u2019interno dell\u2019area riservata del cliente e del lavoratore che hanno un accesso autorizzato dall\u2019agenzia. \u00c8 estremamente importante che tutti gli interessati abbiano un\u2019area personale dove visionare i documenti che li riguardano, per rendere ancora pi\u00f9 pratico il processo e alto il livello di engagement con l\u2019agenzia.Oltre a questo, per essere efficaci e rapidi nella gestione, l\u2019agenzia deve poter conoscere sempre quanti sono i lavoratori temporanei attivi sul momento, dove sono allocati e se hanno contratti in scadenza; eventualmente, avvisarli facilmente del prolungamento del contratto con sistemi integrati di comunicazione, come l\u2019SMS.<\/li>\n
  3. Inserimento ore<\/strong>
    \nL’inserimento delle ore di lavoro pu\u00f2 essere fatto dal consulente dell\u2019agenzia, dal cliente finale tramite la sua area personale e dal lavoratore, solo se non si tratta di ore straordinarie. Le ore possono essere inserite mensilmente, settimanalmente o giornalmente. Dallo stesso pannello, per il consulente \u00e8 possibile gestire gli acconti, creare i DTA di pagamento e inserire straordinari e ore maggiorate. Un sistema di controllo permette di verificare le ore dai vari consulenti prima di mandarle in fatturazione e di creare i salari, un alert in pi\u00f9 per sapere fino a che punto \u00e8 arrivato il lavoro dei colleghi del team e per un ulteriore controllo prima di procedere.Per la gestione delle presenze, Ngage propone al lavoratore anche la nuova app \u201cSmart Badge\u201d, un\u2019app resa disponibile dall\u2019agenzia senza passaggio da store che, con i bottoni \u201cin\u201d e \u201cout\u201d collegati a un sistema di GPS, gli consente di registrare le sue ore comodamente da smartphone; le ore sono inviate in modo automatico al sistema gestionale e sono visibili all\u2019interno dell\u2019area del cliente (per approvazione e verifica) e nell\u2019area del candidato (come storico delle ore svolte). Il servizio \u00e8 garantito anche quando lo smartphone \u00e8 offline perch\u00e9 viene tenuto uno storico degli inserimenti e, una volta di nuovo online, il tracciato ore viene aggiornato in Ngage. Un\u2019app di questo tipo evita al lavoratore di portare fisicamente il bollettino ore in agenzia e accorcia le tempistiche.<\/li>\n
  4. Fatturazione
    \n<\/strong>Dopo avere inserito le ore di lavoro, la fattura pu\u00f2 subito autogenerarsi, o essere creata manualmente, a scelta del consulente. In manuale \u00e8 sempre possibile aggiungere righe in fattura ed effettuare delle modifiche, ma il grosso del lavoro viene svolto dal sistema. Prima della conferma, viene sempre generata una bozza di fattura per ulteriore controllo prima di proseguire allo step finale, durante il quale il sistema attribuir\u00e0 la numerazione definitiva e la fattura sar\u00e0 sia notificata al cliente che resa disponibile nella sua area.<\/li>\n
  5. Salari
    \n<\/strong>L\u2019ultimo step \u00e8 l\u2019erogazione del salario. I salari possono essere creati in qualsiasi momento in maniera flessibile, prima o dopo la fatturazione. Una volta inserite le ore, il salario \u00e8 gi\u00e0 pronto per essere fatto; anche questo si autogenera e rimane in uno stato di precompilazione prima di essere verificato dal consulente. Terminata la verifica, \u00e8 possibile generare la stampa e creare il DTA per salari multipli. A scelta del consulente, il salario pu\u00f2 essere reso immediatamente disponibile nell\u2019area del lavoratore e notificato, per tenerlo al corrente.<\/li>\n<\/ol>\n

    Alcune funzionalit\u00e0 e caratteristiche extra, come quelle offerte da Ngage, possono ottimizzare ulteriormente il lavoro in agenzia e creare un valore aggiunto:<\/p>\n