Staffing Agency | 30.03.2020

Un aspect très important pour ceux qui fournissent des services du personnel, que ce soit du placement fixe ou temporaire, est l’envoi du dossier de présentation du candidat au client.

Toutes les activités d’acquisition de candidats visent à présenter au client une liste restreinte de profils. Les conditions préalables à une bonne présélection sont les suivantes : la qualité des profils, qui est évaluée en fonction des soft skills ou des hard skills des candidats, leur compatibilité avec les compétences requises par le client et le moment de l’envoi.
La variable temporelle dans le placement de personnel est très importante.
Aujourd’hui on parle beaucoup du ” time-to-hire “, c’est-à-dire du délai de recrutement et d’embauche. Les recruteurs introduisent la technologie et les logiciels RH dans leurs processus afin de travailler plus efficacement, mais peu d’attention est encore accordée à l’envoi et à la présentation des profils, ces activités sont encore peu numérisées. On a l’habitude d’envoyer le “dossier du candidat”, un CV préalablement examiné contenant les évaluations du recruteur, généralement un fichier PDF, par courrier électronique.
Est-ce une solution efficace ? Il est certain qu’il est encore opérationnel aujourd’hui, mais la technologie peut apporter des avantages concrets à ce stade du processus.
Voici quelques-unes des caractéristiques de notre logiciel Ngage, développé pour les cabinets de recrutement et les agences d’intérim.

1. Préparation du dossier

Il n’est pas nécessaire de réécrire le CV des profils et de faire des modifications et des notations manuellement. Le système ouvre un configurateur dans lequel le conseiller peut saisir ses évaluations professionnelles et personnelles et sélectionner la structure du document en termes de contenu. En fait, il est possible de déterminer quels champs doivent être rendus visibles au client : photo, interviews vidéo, tests de langue et de compétences non techniques et toutes pièces jointes, par exemple des certificats. En quelques clics, il est possible de créer un dossier beaucoup plus complet que ce qui aurait été possible manuellement avec un fichier Word converti en PDF.

2. Envoi du dossier

Le dossier est envoyé directement par le logiciel au client destinataire depuis le module CRM inclus. Des liens sont également inclus dans un seul e-mail, adapté graphiquement avec la marque de l’agence de placement, un pour chaque candidat.

3. Réception du dossier

La réception est immédiate et ne nécessite pas l’ouverture d’un document : en cliquant sur le lien reçu, le client peut consulter le profil du candidat. Grâce à un système sécurisé, le client peut rapidement et facilement évaluer les profils proposés à partir de n’importe quel appareil. Le grand avantage n’est pas seulement la rapidité, mais aussi la qualité des données que vous transmettez au client. Le lien mène à une page web qui, par sa nature même, contient beaucoup plus d’informations qu’un dossier papier. La possibilité de partager les tests et les vidéos dans un seul lien fournit au client plus d’éléments pour évaluer soigneusement le profil et le rend donc plus satisfait du travail du recruteur.

4. Consultation du dossier

Lorsque le destinataire clique sur le lien, il est redirigé vers son espace personnel via un lien de connexion automatique. Chaque client de Ngage en a un. L’avantage est que le client/intéressé a également un trafic de retour sur le site web du recruteur. Pour accéder aux fichiers envoyés, le client peut cliquer à nouveau sur les liens contenus dans les courriers électroniques ou se rendre directement sur le site web de l’agence, se connecter et retrouver dans son espace personnel tous les profils reçus dans le passé.

5. Retour d’information sur le candidat

Le client dispose d’un seul bouton “Feedback” qui ouvre un champ de texte dans lequel il peut écrire son opinion sur le candidat à l’agence de recrutement. Son commentaire est immédiatement reçu par le recruteur et reste dans le système de suivi des informations, tant dans le profil du candidat que dans celui du client.

6. RGDP

La nouvelle législation vous oblige à être prudent lorsque vous diffusez les données personnelles du candidat. Si le candidat décide d’exercer son droit à l’oubli en se supprimant de la base de données des candidats de l’Agence, tous les liens actifs relatifs au candidat seront immédiatement supprimés conformément au Règlement Général sur la Protection des Données. Cette activité devient très difficile, voire impossible, si vous faites circuler des documents PDF ou Word par courrier électronique.

En résumé, nous pouvons bien dire qu’en changeant le système de préparation et d’envoi, vous pouvez maximiser vos efforts : des délais d’envoi et de réponse plus courts, une meilleure qualité des profils envoyés et un respect total des règles de sécurité juridique.