O que é Front Office

Notícias | 13.09.2022

As empresas de recrutamento e de trabalho temporário têm que contratar o mais rápido possível o candidato certo, no momento certo e no lugar certo, para completar uma aquisição de talento de qualidade. Para cumprir esta missão, hoje mais do que nunca, é essencial que possuam ferramentas digitais “front-office”, acessíveis na nuvem, baseadas em inteligência artificial e desenhadas por empresas de TI especializadas no setor de RH.

O front-office é definido como o conjunto de ferramentas de RH que compreende: página de carreiras para atração de talento, rastreio e análise de CVs, entrevistas remotas para a seleção de candidatos e a colocação/contratação do perfil.

A primeira componente do front-office é a página das carreiras, ou “Trabalhe connosco” que deve conter:

  1. uma secção com a lista das ofertas de emprego. Elas podem ser filtradas, geolocalizadas, indexadas pela Google, republicadas através de ferramentas de multipostagem pelo recrutador e partilhados nas redes sociais pelos candidatos;
  2. um formulário para a candidatura espontânea. Deve ser intuitivo e estruturado numa única etapa de registo, para permitir um preenchimento rápido e aumentar a taxa de conversão das aplicações; todavia deve ter todos os campos necessários ao fim de ter perfis completos desde a aquisição. É ideal ter sobretudo menus suspensos divididos em secções (dados pessoais, experiência de trabalho e política de privacidade) e deve permitir o carregamento do CV em vários formatos (e analisado por um motor semântico de pré-rastreio automático ),
  3. uma secção de login. Aqui, para além do recrutador, o candidato pode aceder a uma área pessoal para gerir o seu perfil e currículo, e para se manter atualizado sobre os processos e ofertas de emprego publicadas.

Ao mesmo tempo, a página de carreiras, exatamente como proposto pelo Ngage Arca24, ATS e CRM para empresas de recrutamento e trabalho temporário, deve ser totalmente integrada no site da empresa e ter como objetivo estratégico fortalecer a marca empregadora. Uma página “junta ao website da empresa”, onde descrever a realidade de trabalho proposta e fazê-lo com textos e gráficos relevantes para o resto do site, cria envolvimento e atrai os candidatos mais exigentes.

Além duma página de carreiras atraente e eficaz, é crucial utilizar as ferramentas automáticas de rastreio de CV e o ranking dos candidatos mais adequados. Para cada vaga em aberto, qualquer que seja o papel que está a ser selecionado, o tamanho da sua própria empresa ou o do cliente para quem o perfil é colocado, os requisitos primários são sempre a distância do local de trabalho e as competências profissionais do candidato. As modalidades mudam, mas a quantidade de CV a partir dos quais escolher os melhores e as múltiplas fases de seleção são desafios comuns que podem abrandar e complicar o processo, se realizados de forma tradicional e manual.

Para uma pré-seleção rápida e bem sucedida, é essencial ter um motor semântico baseado na inteligência artificial, como o desenvolvido pela equipa Arca24: o motor lê o texto do anúncio de trabalho (título e descrição), extrai os títulos e as competências profissionais; ao mesmo tempo, o sistema de leitura semântica atua nos CV, lendo o título profissional que o candidato atribui a si próprio durante a fase de candidatura e sobre as competências identificadas no resto do documento. Em ambos os casos, realiza uma análise lógica do texto e associa título profissional e competência/tarefa realizada (por exemplo: se ler “elaborar folha de pagamento”, atribui a etiqueta “contabilista”).

A pesquisa semântica funciona em combinação com a pesquisa full texto e por palavra exata, mas oferece valor acrescentado: uma análise real de conceitos, especialmente verticalizados no mundo do trabalho e para cada sector de trabalho individual, com uma biblioteca de cerca de 1480 títulos de emprego e mais de 20000 competências profissionais. Com base neste rastreio, bem como na distância geográfica, os candidatos são classificados por percentagem de compatibilidade na oferta de emprego de forma completamente automática. Isso permite ao recrutador evitar a leitura de todos os CV, excluir candidatos totalmente inadequados e incluir no processo todos os CV relevantes para a especifica pesquisa. Além disso, a análise de CV e a ferramenta de correspondência cv da Arca24 cruzam ofertas de emprego e CVs em 7 idiomas diferentes.

Após a fase de pré-seleção, as ferramentas avançadas de front-office permitem uma seleção real sem perder tempo; se antes de todos os testes e entrevistas com os candidatos ocorreram face a face, hoje existem:

  • vídeo CV, apresentação em vídeo do candidato, que pode tornar mais completo e atraente;
  • killer questions, questionários escritos de escolha múltipla em que o recrutador define a pergunta, as respostas, a pontuação delas e o tempo à disposição do candidato. Os candidatos serão ordenados por potuaçao e as respostas melhores serão a base do ranking dos candidatos;
  • entrevistas automáticas em vídeo, assíncronas, para já excluir os candidatos menos interessantes e levar à entrevista presencial so os mais adequados;
  • teste de hard skills para a avaliação de competências técnicas e profissionais (por exemplo, teste de línguas, Microsoft Office, …);
  • testes de soft skills para a avaliação do perfil psicológico e attitudinal, indicativo para descobrir se um perfil é adequado para o ambiente e a posição de emprego oferecida.

A Arca24 integra estas ferramentas no Ngage, para oferecer uma avaliação de 360 graus dos candidatos que podem ser partilhados com o cliente e para garantir um elevado nível de envolvimento com o próprio cliente e com o candidato. Além disso, a “(pré)entrevista” dos candidatos realizados pela máquina permite ao recrutador reduzir o tempo de contratação numa determinada seleção.

Voltando ao tema da partilha com o cliente, a Arca 24 criou duas ferramentas integradas no seu software:

  • partilha, para compartilhar rapidamente o perfil do candidato via e-mail;
  • dossiê, uma apresentação personalizável do candidatos para o envio ao cliente. O recrutador pode decidir quais dados e resultados das etapas do processo incluir (p.ex. pode decidir se manter os dados pessoais e de contato do candidato ou esconde-los). O dossiê também pode ser partilhado com o cliente via e-mail.

Em ambos os casos, o destinatário que recebe o perfil pode adicionar um comentário diretamente através do link, sem a necessidade de ter uma área reservada no software, o remetente é imediatamente notificado e o comentário é guardado no cartão do candidato. Não haverá necessidade de qualquer chamada telefónica ou contacto adicional com o cliente, o processo será mais rápido e intuitivo. Por último, mas não menos importante, no software Ngage Arca24, todos os dossiês permanecerão como históricos à disposição do cliente dentro da sua área pessoal, uma área privada à qual o recrutador pode fornecer-lhe acesso com um clique e o que o torna mais informado e envolvido na seleção.

Adotar um front office intuitivo com ferramentas de seleção integradas simplifica, otimiza e acompanha o trabalho diário: a máquina poupa empregos com pouco valor acrescentado e permite ao recrutador focar-se na parte “humana” do trabalho, numa atividade de seleção rápida e sobretudo qualitativa.

Alguns dados mostram que cada vez mais especialistas no campo fizeram e estão a fazer esta escolha. Para apoiar o tema, um inquérito realizado no final de 2021 pela SIA (uma associação californiana de analistas do sector dos recursos humanos) realizado sobre 46 agências europeias de pessoal informou que nos 12 meses seguintes, entre 70% e 80% desses utilizariam ferramentas integradas de RH, ferramentas de pesquisa automatizada, publicação de empregos online e testes de competências com uma percentagem muito elevada, entre 90% e 100%. Mais de 50% teria utilizado um software de front-office para 95% da sua atividade diária, o que levou a um aumento significativo no ano corrente de 2022, em detrimento de ferramentas menos avançadas e métodos mais tradicionais.

Quem somos

Arca24 é uma HR Tech Factory especializada no desenvolvimento de software cloud para o setor de recursos humanos.

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Produto de referência

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Ngage reúne em uma única ferramenta recursos e benefícios que no mercado costumam ser separados em: ATS para seleção de pessoal, CRM para gestão de clientes e software administrativo para elaboração de orçamentos e contratos, faturas e salários.

Talentum – Talent Management Software

Talentum é uma solução end-to-end completa e intuitiva que permite ao departamento de RH adquirir, gerenciar e otimizar a força de trabalho ao longo do ciclo de vida do colaborador (desde as primeiras atividades de pesquisa e seleção, até a integração dos candidatos selecionados)