Qu’est-ce que le front-office ?

Actualités | 13.09.2022

Les cabinets de recrutement et les agences d’intérim subissent une pression croissante pour embaucher le bon candidat, au bon moment et pour le bon poste, dans des délais de plus en plus courts et en procédant à une acquisition de talents de qualité. Pour remplir cette mission, il est plus que jamais crucial qu’ils disposent d’outils numériques de “front-office” de pointe, accessibles dans le cloud et basés sur l’intelligence artificielle, conçus par des entreprises informatiques spécialisées dans les RH.

Le front-office est défini comme l’ensemble d’outils RH permettant : une page de carrière pour attirer les talents, le tri et l’analyse des CV entrants, des entretiens à distance et des entretiens pour présélectionner les candidats et placer, ou embaucher, le bon profil chez le client.

Le premier élément du front-office est sans aucun doute la page carrières. Celle-ci doit contenir :

1. une section avec la liste des offres d’emploi, facilement filtrées, géolocalisées, indexées par Google, republiées via des outils de multiposting par le recruteur et partageable sur les réseaux sociaux par les candidats eux-mêmes, pour attirer de plus en plus de profils “actifs” dans la recherche d’emploi ;
2. un formulaire pour la candidature spontanée pour les candidats “passifs”, où il ne leur est pas demandé de décrire textuellement leur profil, mais simplement de remplir des menus déroulants divisés en quelques sections distinctes (données personnelles, expérience professionnelle et acceptation de la confidentialité) et de télécharger leur CV dans différents formats disponibles (ensuite analysés par un moteur sémantique de présélection automatique), ce qui permet d’obtenir des profils complets dès l’acquisition et, en même temps, est structuré en une seule étape d’enregistrement, pour augmenter le taux de conversion des candidatures ;
3. une section de connexion où, outre le recruteur, le candidat peut accéder à un espace personnel pour gérer son CV et son profil de manière autonome, afin de le maintenir toujours à jour et de se tenir au courant des processus de sélection et des postes publiés par les recruteurs.

En même temps, la page carrières, comme le propose Ngage, ATS et CRM pour les cabinets de recrutement et les agences d’intérim de Arca24, doit être pleinement intégrée au site de l’entreprise et avoir pour objectif stratégique de renforcer l’image de marque de l’employeur : une page qui ne fait qu’un avec le site de l’entreprise, où l’on peut décrire l’environnement de travail proposé et le faire avec du texte et des graphiques pertinents par rapport au reste du site, crée de l’engagement et attire les candidats les plus exigeants, souvent les passifs, qui sont plus difficiles à attirer. Les candidats passifs d’aujourd’hui pouvant être actifs demain, si le vivier de talents de l’entreprise est alimenté très tôt, le délai global d’embauche peut également être réduit.

Outre une page d’accueil attrayante et efficace, il est essentiel d’utiliser des outils de sélection et de classement automatique des CV pour trouver les candidats les plus appropriés. Pour tout poste ouvert, quel que soit le rôle recruté, quelle que soit la taille de l’entreprise ou le client pour lequel le profil est placé, les exigences premières sont toujours la distance par rapport au lieu de travail et les compétences professionnelles du candidat.

Les modalités changent, mais le nombre de CV parmi lesquels il faut choisir les meilleurs et les multiples étapes de sélection sont des défis courants qui peuvent ralentir et compliquer le processus, s’il est effectué de manière traditionnelle et manuelle. Pour une présélection rapide et réussie, il est essentiel de disposer d’un moteur sémantique basé sur l’intelligence artificielle, tel que celui développé par l’équipe d’Arca24 : le moteur lit le texte de l’offre d’emploi (titre et description), en extrait les titres et compétences professionnels requis, et renvoie des tags utiles à comparer avec ceux identifiés dans les CV de la base de données. Dans les deux cas, il effectue une analyse logique du texte et associe le titre professionnel et la compétence/tâche effectuée (par exemple, s’il lit “élaboration de la paie”, il attribue l’étiquette “comptable”).

La recherche sémantique fonctionne en combinaison avec la recherche en texte intégral, c’est-à-dire par mot exact, mais offre une valeur ajoutée : une véritable analyse conceptuelle, spécifiquement verticalisée sur le monde du travail et pour chaque secteur d’emploi individuel, avec une bibliothèque d’environ 1480 titres d’emploi et plus de 20000 compétences professionnelles.

Sur la base de ce tri, ainsi que de la distance grâce à la géolocalisation, les candidats sont rangés par pourcentage de compatibilité avec l’offre d’emploi de manière entièrement automatique, ce qui évite au recruteur de devoir lire intégralement tous les CV entrants, et pas seulement cela : le système exclut les candidats totalement inadaptés et inclut dans le processus tous les CV du vivier de talents, afin de pouvoir se proposer même aux candidats définis comme “passifs” et les atteindre avant la concurrence. En outre, l’outil d’analyse syntaxique et de comparaison de CV d’Arca24 permet de croiser les offres d’emploi et les CV dans 7 langues différentes.

Après la phase de présélection, des outils avancés de front-office permettent une sélection réelle sans perte de temps ; alors qu’auparavant tous les tests et les entretiens avec les candidats se déroulaient en personne, aujourd’hui il y a :

• le CV vidéo, présentant le candidat, qui complète le profil et le rend plus attrayant ;
• les « killer questions », des questionnaires écrits à choix multiples où le recruteur pose la question, fournit une série de réponses et fixe le temps de réponse ainsi qu’un score pour le tri automatique des candidats, où le meilleur est immédiatement signalé ;
• les entretiens vidéo automatisés et différés pour exclure les candidats déjà moins qualifiés et éviter un entretien en personne ;
• les tests des « compétences dures » pour l’évaluation des compétences techniques et professionnelles (par exemple, tests de langue, Microsoft Office) ;
• les tests d’aptitude permettant d’évaluer le profil psychologique, qui indiquent si un profil est adapté à l’emploi proposé.

Arca24 intègre ces outils dans Ngage pour offrir une évaluation à 360 degrés du candidat qui peut être partagée avec le client, ce qui permet de maintenir un niveau d’engagement élevé avec le client et le candidat en même temps. De plus, le “(pré-)entretien” avec les candidats réalisé par la machine permet au recruteur de réduire le délai d’embauche pour une sélection donnée.

Pour revenir au thème du partage avec le client, Arca a conçu deux outils intégrés dans son logiciel pour les agences de recrutement.

• le partage de l’ensemble du profil du candidat avec le CV et les évaluations jointes, via des liens e-mail ;
• le dossier, une présentation de candidats uniques ou de profils multiples personnalisables selon les besoins du client, avec l’ajout de résultats de tests ou d’entretiens vidéo, qui laisse le recruteur libre de décider s’il veut garder les données personnelles des candidats disponibles ou les masquer. Le dossier peut également être partagé avec le client par e-mail via un lien.

Dans les deux cas, le client qui reçoit le profil peut faire un commentaire directement via le lien, sans devoir disposer d’un espace réservé dans le logiciel, l’expéditeur est immédiatement notifié et le commentaire est automatiquement enregistré dans le profil du candidat, lié au processus en question. Il n’y aura pas besoin d’appel téléphonique ou de contact supplémentaire avec le client, le processus sera raccourci et la liste restreinte sera atteinte rapidement. Enfin, dans le logiciel Arca24 de Ngage, tous les dossiers resteront sous forme d’historique à la disposition du client dans son espace personnel, un espace privé auquel le recruteur peut lui fournir des identifiants d’accès en un clic, le rendant ainsi plus informé et impliqué dans le processus de sélection.

L’adoption d’un module de front-office convivial avec des outils de sélection intégrés simplifie et optimise le travail quotidien : la machine évite les tâches à faible valeur ajoutée et permet au recruteur de se concentrer sur la partie “humaine” du travail, sur une activité de sélection rapide et surtout qualitative.

Certaines données montrent que de plus en plus de spécialistes du secteur ont fait et font ce choix. À l’appui de ce thème, une enquête de la SIA, une association californienne d’analystes du secteur du placement de personnel, réalisée auprès de 46 agences européennes de placement de personnel à la fin de l’année 2021, a rapporté qu’au cours des 12 mois suivants, entre 70 et 80% d’entre elles auraient utilisé des outils RH intégrés, des outils d’automatisation du sourcing, la publication d’offres d’emploi en ligne et des tests de compétences avec un pourcentage très élevé compris entre 90 et 100%. Tout simplement, plus de 50% d’entre eux auraient utilisé des logiciels de front-office pour 95% de leurs activités quotidiennes, ce qui suggère une augmentation significative par rapport à l’année 2022, au détriment d’outils moins pointus et de méthodes plus traditionnelles.

À propos de nous

Arca24 est une HR Tech Factory spécialisée dans le développement de logiciels cloud pour le secteur des ressources humaines.

Produit de référence

Ngage – Staffing Acency Software

Ngage combine en un seul outil des fonctions et des avantages que l’on retrouve souvent séparément sur le marché : ATS pour le recrutement et la sélection de candidats, CRM pour la gestion de la relation client et logiciels administratifs pour la création de devis, contrats, factures et salaires.

Talentum – Talent Management Software

Talentum est un logiciel de gestion des talents. Une solution complète et intuitive de bout en bout, qui permet au département des ressources humaines d’acquérir, de gérer et d’optimiser la main-d’œuvre tout au long du cycle de vie de l’employé : des activités initiales de recherche et de sélection à l’embauche des candidats sélectionnés.

Autres articles de la catégorie “Actualitiés”