Qu’est-ce que le back-office

Actualités | 15.03.2023

Le concept de back-office fait référence à tous les processus de gestion des RH qui sont activés après le recrutement, en commençant par l’embauche d’un candidat chez le client d’une agence de placement.

Il est le plus étroitement lié au secteur de l’emploi temporaire qui, du moins en Europe, a connu une croissance ces derniers mois au détriment du placement de personnel permanent. Peut-être parce que la recherche de postes permanents est saturée dans certains pays, dont la Suisse, ou en raison des pics de demande de personnel temporaire pour couvrir les absences provisoires pendant la période de pandémie, les agences de placement sont confrontées à de nouveaux défis et ont besoin d’outils leur permettant de mieux organiser leur travail et de placer le personnel plus rapidement.

Comme pour les processus de recrutement et de sélection, les processus de gestion du back-office nécessitent un logiciel en nuage, basé sur l’intelligence artificielle, qui automatise et simplifie la partie la plus bureaucratique et gestionnaire du travail des prestataires de services en personnel : création de devis, gestion des contrats, saisie des heures travaillées, facturation et paiement des salaires.

De nombreux logiciels sur le marché pour la gestion des processus post-emploi remplissent les fonctions mentionnées ci-dessus mais, très souvent, ils ne sont pas complets et il est nécessaire d’acheter plusieurs modules distincts et d’entrer les mêmes données dans chacun d’eux plusieurs fois, afin d’établir un contrat, une facture, etc. En revanche, des programmes tels que le module de back-office, ou “administration”, de Ngage, le logiciel de recrutement d’Arca24, permettent de regrouper l’ensemble du flux de travail dans un seul outil, d’éviter une grande quantité de travail de saisie de données, qui est une activité à faible valeur ajoutée, et d’embaucher et de gérer les temporaires de manière “autonome”.

Le back-office de Ngage, en particulier, est intégré à 100% au module de front-office pour le recrutement (ATS + CRM), ce qui rend l’outil encore plus puissant.

Un processus tout-en-un

Voici les principales exigences d’une agence de placement et la manière dont elles doivent être satisfaites :

1) Création de devis
Le devis est l’offre faite par l’agence au client final pour lequel un candidat est placé, un outil spécialement développé par Ngage, valable pour les placements de personnel permanent et temporaire. Dans le module de Ngage, vous sélectionnez le CCT et les charges sociales et, automatiquement, le système calcule le coût total du travailleur. Avec un simple masque, il est possible de modifier les éléments suivants : marge en pourcentage, marge en valeur absolue, multiplicateur et tarif.

En modifiant une valeur saisie, les autres s’adapteront en conséquence. Il est également possible de comparer les analyses des marges théoriques et réelles afin de suivre les performances globales de l’entreprise. Grâce au préremplissage de divers modèles de devis, un devis peut être utilisé pour générer d’innombrables contrats, ce qui évite de saisir les mêmes données à chaque fois.

2) Génération de contrats
La génération des contrats doit être rapide, automatisée et partagée immédiatement avec le travailleur et l’entreprise de mission. Dans Ngage, à partir du profil du candidat, en sélectionnant le client, le lieu, le devis généré et quelques autres informations, le contrat de mission et le contrat de location de services sont automatiquement créés. Ces contrats sont ensuite disponibles dans le module CRM (dans le profil du client), dans le module ATS (dans le profil du candidat) et dans l’espace privé du client et du travailleur, qui ont un accès autorisé par l’agence. Il est extrêmement important que toutes les personnes concernées disposent d’un espace personnel où elles peuvent consulter leurs documents, afin de rendre le processus encore plus pratique et le niveau d’engagement avec l’agence élevé.

En outre, pour être efficace et rapide dans sa gestion, l’agence doit toujours être en mesure de savoir combien d’intérimaires sont actifs en ce moment, où ils sont affectés et s’ils ont des contrats qui arrivent à échéance ; si nécessaire, les alerter facilement des prolongations de contrat avec des systèmes de communication intégrés, comme les SMS.

3) Saisie des heures
La saisie des heures peut être effectuée par le consultant de l’agence, par le client via son espace personnel et par l’employé, uniquement si les heures ne sont pas des heures supplémentaires. Les heures peuvent être saisies mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement. A partir du même panneau, il est possible pour le consultant de gérer les avances, de faire des DTA de paiement et de saisir les heures supplémentaires et le travail supplémentaire. Un système de contrôle permet de vérifier les heures par les différents consultants avant de les envoyer à la facturation et de générer la paie, une alerte supplémentaire pour savoir où en est le travail des collègues de l’équipe et pour une vérification supplémentaire avant de poursuivre.

Pour la gestion des présences, Ngage propose également à l’employé la nouvelle application “Smart Badge”, une application mise à disposition par l’agence sans passer par le store, qui, avec des boutons “in” et “out” liés à un système GPS, lui permet d’enregistrer ses heures depuis le confort de son smartphone ; les heures sont envoyées automatiquement au système de gestion et sont visibles dans l’espace du client (pour approbation et vérification) et dans l’espace du candidat (comme historique des heures travaillées). Le service est garanti même lorsque le smartphone est hors ligne car les entrées sont conservées dans l’historique et, une fois de retour en ligne, le suivi des heures est mis à jour dans Ngage. Une telle application évite au travailleur d’avoir à apporter physiquement la feuille de temps à l’agence et raccourcit les délais.

4) Facturation
Après avoir saisi les heures de travail, la facture peut immédiatement s’auto-générer, ou être créée manuellement, au choix du consultant. En mode manuel, il est toujours possible d’ajouter des lignes à la facture et d’apporter des modifications, mais le gros du travail est effectué par le système. Avant la confirmation, un projet de facture est toujours généré pour une vérification supplémentaire avant de passer à l’étape finale, au cours de laquelle le système attribue la numérotation définitive et la facture est à la fois notifiée au client et mise à disposition dans son espace personnel.

5) Salaires
La dernière étape est le versement des salaires. Les salaires peuvent être créés de manière flexible à tout moment, avant ou après la facturation. Une fois les heures saisies, le salaire est prêt à être versé ; il est auto-généré et reste dans un état prérempli avant d’être vérifié par le consultant. Une fois la vérification terminée, l’impression et le DTA pour les salaires multiples peuvent être générés. Au choix du consultant, le salaire peut être rendu immédiatement disponible dans l’espace de l’employé et notifié.

À propos de nous

Arca24 est une HR Tech Factory spécialisée dans le développement de logiciels cloud pour le secteur des ressources humaines.

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Produit de référence

Ngage – Staffing Acency Software

Ngage combine en un seul outil des fonctions et des avantages que l’on retrouve souvent séparément sur le marché : ATS pour le recrutement et la sélection de candidats, CRM pour la gestion de la relation client et logiciels administratifs pour la création de devis, contrats, factures et salaires.

Talentum – Talent Management Software

Talentum est un logiciel de gestion des talents. Une solution complète et intuitive de bout en bout, qui permet au département des ressources humaines d’acquérir, de gérer et d’optimiser la main-d’œuvre tout au long du cycle de vie de l’employé : des activités initiales de recherche et de sélection à l’embauche des candidats sélectionnés.

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