Un module de back-office convivial, complet et innovant

Le module Ngage Temp Back Office est un complément au module Front Office qui permet aux agences d’intérim d’optimiser et d’accélérer la gestion des processus administratifs liés au placement de personnel temporaire.

Gestion des taux horaires, des contrats, des heures de travail, de la facturation, de la paie, des transmissions ELM, des extractions de données pour les commissions paritaires, des rapports sur la marge par agence, consultant, client, travailleur et CCT.

Un module de back-office convivial, complet et innovant

Le module Ngage Temp Back Office est un complément au module Front Office qui permet aux agences d’intérim d’optimiser et d’accélérer la gestion des processus administratifs liés au placement de personnel temporaire.

Gestion des taux horaires, des contrats, des heures de travail, de la facturation, de la paie, des transmissions ELM, des extractions de données pour les commissions paritaires, des rapports sur la marge par agence, consultant, client, travailleur et CCT.

Back Office : module administratif pour le marché suisse

Le module administratif de Ngage permet de rendre encore plus efficace et complète l’activité des agences de placement, qu’il s’agisse d’entreprises de travail temporaire ou de recherche de cadres.

Ngage Back Office permet la création de devis pour le client, la gestion des contrats, la saisie des heures, la facturation et la gestion des salaires (certifié Swissdec).

Le module comprend également un système de notification et d’alerte pour les procédures administratives du back office.

Back Office : module administratif pour le marché suisse

Le module administratif de Ngage permet de rendre encore plus efficace et complète l’activité des agences de placement, qu’il s’agisse d’entreprises de travail temporaire ou de recherche de cadres.

Ngage Back Office permet la création de devis pour le client, la gestion des contrats, la saisie des heures, la facturation et la gestion des salaires (certifié Swissdec).

Le module comprend également un système de notification et d’alerte pour les procédures administratives du back office.

Devis et contrats

Le système permet de créer des devis, tant pour le travail temporaire que pour le service de recherche et de sélection, en fonction des besoins du client et dans le respect des conventions collectives – lien vers Temp Data. Il est possible d’apporter des modifications et de créer des CCT personnalisées.

À partir du profil du candidat ou du devis figurant dans le profil du client, il est possible de créer en quelques clics le contrat de mission et le contrat de location de service. Le module indique le nombre de travailleurs actifs, le lieu où ils sont embauchés et s’ils ont des contrats arrivant à échéance.

Feuille de temps et 2Time

Une fonction clé qui permet au client et au candidat de gérer la feuille de temps et d’entrer directement les présences dans le système (mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement).

Les candidats/employés sous contrat avec des entreprises disposant d’un service “Smart Time Clock” actif auront la possibilité d’utiliser l’APP “2Time” pour enregistrer les entrées et les sorties.
En accédant à leur espace réservé, il sera possible de procéder à l’installation de l’application.

Facturation

Après avoir saisi les heures de travail, la facture est prête à être vérifiée. Des lignes manuelles peuvent être ajoutées et des modifications peuvent être apportées.

Une fois prête, la facture reste à l’état de projet pour un contrôle supplémentaire avant de passer à l’étape finale au cours de laquelle le système attribue la numérotation définitive.

Salaires Swissdec et DTA

Les salaires (certifiés Swissdec) peuvent être créés à tout moment, il n’y a pas de lien contraignant avec la facturation.

Une fois les heures saisies, le salaire est prêt à être créé ; il restera prérempli avant d’être vérifié. Une fois la vérification terminée, il est possible de générer l’impression et créer le DTA pour l’accord de paiement bancaire.

Rapports sur les marges

Des rapports peuvent être extraits par :

  • client
  • contrat
  • CCT
  • consultant

Le système permet également de comparer les analyses des marges théoriques et réelles afin de vérifier les performances de l’agence.

Devis et contrats

Le système permet de créer des devis, tant pour le travail temporaire que pour le service de recherche et de sélection, en fonction des besoins du client et dans le respect des conventions collectives – lien vers Temp Data. Il est possible d’apporter des modifications et de créer des CCT personnalisées.

À partir du profil du candidat ou du devis figurant dans le profil du client, il est possible de créer en quelques clics le contrat de mission et le contrat de location de service. Le module indique le nombre de travailleurs actifs, le lieu où ils sont embauchés et s’ils ont des contrats arrivant à échéance.

Feuille de temps et 2Time

Une fonction clé qui permet au client et au candidat de gérer la feuille de temps et d’entrer directement les présences dans le système (mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement).

Les candidats/employés sous contrat avec des entreprises disposant d’un service “Smart Time Clock” actif auront la possibilité d’utiliser l’APP “2Time” pour enregistrer les entrées et les sorties.
En accédant à leur espace réservé, il sera possible de procéder à l’installation de l’application.

Facturation

Après avoir saisi les heures de travail, la facture est prête à être vérifiée. Des lignes manuelles peuvent être ajoutées et des modifications peuvent être apportées.

Une fois prête, la facture reste à l’état de projet pour un contrôle supplémentaire avant de passer à l’étape finale au cours de laquelle le système attribue la numérotation définitive.

Salaires Swissdec et DTA

Les salaires (certifiés Swissdec) peuvent être créés à tout moment, il n’y a pas de lien contraignant avec la facturation.

Une fois les heures saisies, le salaire est prêt à être créé ; il restera prérempli avant d’être vérifié. Une fois la vérification terminée, il est possible de générer l’impression et créer le DTA pour l’accord de paiement bancaire.

Rapports sur les marges

Des rapports peuvent être extraits par :

  • client
  • contrat
  • CCT
  • consultant

Le système permet également de comparer les analyses des marges théoriques et réelles afin de vérifier les performances de l’agence.

Alertes, permis et renouvellements de contrats

Le logiciel informe les consultants de l’expiration des permis et des avis d’entrée ; lors de la mise à jour d’une CCT, Ngage informe le consultant qu’il y a des contrats à mettre à jour.

Extractions et rapports administratifs

Ngage permet d’extraire des rapports pour les commissions paritaires et la LPP. Le système permet également de comparer les analyses de marges théoriques et réelles afin de vérifier les performances de l’agence.

Formulaires pour le chômage et le gain intermédiaire

Dans le module administratif, des formulaires préremplis ont été mis en place. Ils peuvent être imprimés en format pdf éditable et complétés de manière autonome par le client.

Alertes, permis et renouvellements de contrats

Le logiciel informe les consultants de l’expiration des permis et des avis d’entrée ; lors de la mise à jour d’une CCT, Ngage informe le consultant qu’il y a des contrats à mettre à jour.

Extractions et rapports administratifs

Ngage permet d’extraire des rapports pour les commissions paritaires et la LPP. Le système permet également de comparer les analyses de marges théoriques et réelles afin de vérifier les performances de l’agence.

Formulaires pour le chômage et le gain intermédiaire

Dans le module administratif, des formulaires préremplis ont été mis en place. Ils peuvent être imprimés en format pdf éditable et complétés de manière autonome par le client.

Découvrez le module Front Office

Le module Front Office de Ngage automatise le processus de recrutement grâce à un système d’intelligence artificielle basé sur le matching sémantique entre le CV et l’offre d’emploi.

Au sein d’un même outil, il est possible de gérer l’ensemble des informations clients, les activités d’acquisition et de fidélisation qui s’y déroulent et de suivre les besoins actuels et futurs.

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      Technologie innovante certifiée

      Pour la deuxième année consécutive, Arca24 remporte le HR Tech Award de Lighthouse Research & Advisory en tant que Best Innovative or Emerging Tech Solution et Best Advance in Practical AI dans la catégorie Talent Acquisition, grâce à la haute performance de sa technologie de matching de CV basée sur l’IA, capable de lire et d’analyser les offres d’emploi et les CV, aussi bien lorsqu’ils sont rédigés dans la même langue que lorsque différentes langues sont croisées.

      Membres de la SIA – Analyse du secteur du recrutement

      Arca24 figure dans les rapports SIA “Global Staffing Front Office Software Landscape Update” 2022 et 2021, et “Global Staffing Back Office Software Landscape” 2022 et 2023.

      Ces deux rapports fournissent une vue d’ensemble du marché mondial des technologies de front office et de back office utilisées par les cabinets de recrutement.

      Membres de la SIA – Analyse du secteur du recrutement

      Arca24 figure dans les rapports SIA “Global Staffing Front Office Software Landscape Update” 2022 et 2021, et “Global Staffing Back Office Software Landscape” 2022 et 2023.

      Ces deux rapports fournissent une vue d’ensemble du marché mondial des technologies de front office et de back office utilisées par les cabinets de recrutement.

      Salaires certifiés Swissdec

      Le module paie Arca24 est certifié Swissdec 4.0 : une meilleure assurance des données salariales et une transmission rapide et sécurisée.

      L’utilisation d’un programme salarial certifié Swissdec réduit considérablement la charge administrative en simplifiant et en uniformisant le décompte de salaire électronique, ce qui permet de réduire le temps nécessaire à la transmission des données. Cela évite la création manuelle de plusieurs formulaires et garantit un niveau de qualité élevé dans le décompte des salaires.