Qu’est-ce que le module facturation et gestion de la paie ?

Il s’agit du module administratif supplémentaire de Ngage Staffing Agency Software, qui vise à rendre l’activité des agences de placement de personnel encore plus efficace et plus complète, tant pour les cabinets de recrutement spécialisés dans le headhunting que pour les agences de travail temporaire.

Le module permet la création de devis pour le client, la gestion des contrats, la saisie du temps de travail, la facturation et la gestion des salaires, qui sont certifiés Swissdec. Il inclut également un système de notification et d’alerte pour les procédures administratives de Back Office. Le module est conforme à 100% au RGPD et n’est disponible que pour le marché suisse.

DEMANDEZ UNE DÉMO GRATUITE

Fonctionnalités et avantages du module facturation et gestion de la paie

1. Création de devis pour le placement fixe et temporaire

Chaque fois qu’un client vous charge de rechercher du personnel, vous devez pouvoir établir un prix et connaître exactement la marge horaire : en cas de travail temporaire, il est important d’avoir une visibilité sur la marge de chaque heure de travail.

Un nouvel onglet est activé dans le profil du client dans le CRM de Ngage, qui permet la création du devis. Le CCT, les charges sociales et le coût du salarié sont sélectionnés. Avec un simple masque, il est également possible de modifier la marge en pourcentage, la marge en valeur absolue, le multiplicateur et le tarif.

En changeant une valeur, les autres s’adapteront automatiquement. Une gestion précise, qui réduit considérablement l’erreur humaine lors du calcul et rend le conseiller attentif à la valeur réelle du travail.

2. Configuration des CCT et des charges sociales

Tous les CCT sont importés mensuellement de TempData. Il est également possible d’apporter des modifications et de créer des CCT personnalisés en fonction des besoins de chaque agence ou client. De même, le système vous permet de configurer toutes les charges sociales, côté salarié et côté agence.

3. Création des contrats

En quelques clics, vous pouvez créer à la fois le contrat de mission et le contrat de location de service. À partir du profil du candidat depuis le module pour le recrutement, vous pouvez créer les contrats en sélectionnant le client, le siège souhaité, le devis généré et quelques autres informations : les deux contrats sont automatiquement créés et disponibles à la fois dans le profil du client dans le module CRM et dans celui du candidat dans le module recrutement.

4. Tableau de bord des contrats en cours

Le module vous permet de toujours savoir combien de travailleurs temporaires vous avez embauchés, pour quel poste et s’ils ont des contrats qui arrivent à échéance. Grâce à la fonction SMS intégrée, vous pouvez facilement les informer de la prolongation de leur contrat.

5. Gestion des heures de travail

La saisie des heures peut être effectuée à la fois par le conseiller et par le client depuis leurs espaces personnels. Les heures peuvent être saisies mensuellement, hebdomadairement ou quotidiennement. A partir du même panneau, il est également possible de gérer les acomptes, de créer les paiements DTA et de saisir les heures supplémentaires et le travail supplémentaire. Un système de triple contrôle vous permet de les vérifier avant de les transmettre à la facturation et à la paie.

6. Module de gestion des absences et des congés

Le conseiller et le travailleur peuvent tous deux gérer les absences et les congés. L’enregistrement des absences ou des congés bloque la saisie des heures de travail, afin d’éviter d’éventuelles erreurs. Si la saisie est faite par le salarié, l’entreprise locataire et le conseiller chez l’agence seront informés par mail et SMS.

7. Alertes, permis et modifications des contrats

Le logiciel informe les conseillers de l’expiration des permis et des notifications. De même, lorsqu’un CCT est modifié, Ngage informe le conseiller qu’il y a des contrats à mettre à jour.

8. Extraction de données administratives et rapports

De Ngage vous pouvez extraire des rapports pour les commissions paritaires et la LPP. Le système vous permet également de comparer l’analyse de la marge théorique et réelle pour vérifier les performances de l’agence.

9. Obligation d’annoncer les postes vacants sur travail.swiss

Lorsqu’une offre d’emploi soumise à l’obligation d’annonce aux offices régionaux de placement est saisie, le système la notifie, ce qui permet d’éviter d’éventuelles erreurs.

10. Factures

Après avoir saisi les heures de travail, la facture est prête à être vérifiée. Vous pouvez ajouter des lignes manuelles et la modifier. Une fois transmise à la facturation, la facture reste à l’état d’ébauche pour un contrôle ultérieur avant de passer à l’étape suivante, au cours de laquelle le système attribuera la numérotation finale.

11. Salaires Swissdec et DTA

Les salaires, qui sont certifiés Swissdec, peuvent être créés à tout moment, il n’y a pas de lien obligatoire avec la facturation. Une fois les heures saisies, le salaire est prêt à être créé. Le salaire reste prérempli avant d’être vérifié. Une fois la vérification terminée, vous pouvez générer l’impression et créer le paiement DTA.

12. Espace réservé pour le candidat et le client

Dans les espaces personnels respectifs : le candidat peut consulter la copie de la fiche de paie, une fois générée, et le client peut vérifier les factures émises.

13. Impressions et formulaires

Le logiciel permet l’impression de la demande d’indemnité en cas d’insolvabilité et de la demande d’indemnité de chômage préremplies, afin de rationaliser les procédures administratives.

14. Extractions pour la comptabilité

Le système d’exportation vous permet de télécharger le fichier des comptes débiteur et créditeur, qui sera transmis directement au logiciel de comptabilité et importé automatiquement.

DEMANDEZ UNE DÉMO GRATUITE