Digitale Vorstellung der Shortlist der Kandidaten

Shortlist | ATS

Inhaltsverzeichnis

1. Vorteile einer digitalisierten Shortlist
2. Welche Informationen können an den Kunden weitergegeben werden?
3. Bewerbungsschreiben des Kandidaten im Dossier
4. Auswahl der zu versendenden Bewertungstests
5. Feedback zur Dossieranzeige

1. Vorteile einer digitalisierten Shortlist

Ob in einer Personalvermittlung oder einem Headhunter-Unternehmen, für eine schnelle und effektive Auswahl von Kandidaten und eine professionelle Präsentation der Shortlist von Kandidaten gegenüber dem Kunden benötigt der Recruiter unbedingt ein digitales Tool.

In unserer ATS- und CRM-Software Ngage für Personaldienstleister wird dies als „Dossier“ bezeichnet. Es handelt sich um eine vollständige und integrierte Funktion, die in der Phase der Erstellung der Shortlist die Präsentation einzelner Kandidaten oder mehrerer Profile ermöglicht, die an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden können. Ausserdem kann der Personaler entscheiden, ob er die persönlichen Daten und Kontaktdaten des Kandidaten zeigen oder unkenntlich machen möchte.

Im Laufe der Jahre hat sich das Dossier der Arca24-Software dank einer Reihe von Funktionen zu einem vielseitigen Tool entwickelt:

1. Es ermöglicht eine 100%ige Präsentation des Bewerbers: Der Recruiter kann zusätzlich zum Lebenslauf weitere für die Bewertung nützliche Dokumente anhängen, wie z.B. Bewerbungsschreiben, Soft- und Hard-Skills-Tests, Video-Lebensläufe und zeitversetzte Video-Interviews mit dem Bewerber; er kann auch in Textfeldern eine persönliche und fachliche Bewertung des Bewerberprofils äußern.
   Es handelt sich also nicht um ein „starres“ Bewertungsformular, ein Kopieren und Einfügen vorgefundener Informationen, sondern um ein Dossier mit der gesamten Geschichte des Bewerbers, in dem nicht nur sein berufliches, sondern auch sein persönliches und psychologisches Profil auf vielfältige Weise dargestellt wird;
2. Das Dossier ist vollständig digital, denn es ermöglicht, die bewerteten Profile über einen Link per E-Mail zu versenden. Ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei könnte hingegen als Anhang zu einer E-Mail umständlich sein, weil sie dann heruntergeladen werden müssten. Ausserdem ermöglicht der Link es dem Kunden, das Dossier direkt zu öffnen, ohne weitere Schritte; er ist auch DSGVO-konform, da er nicht mehr verfügbar ist, wenn das Profil des Kandidaten aus der Datenbank gelöscht wird;
3. Aus Zeitersparnisgründen kann ein Versand mehrere Links beinhalten, um mehrere Profile gleichzeitig mit dem Kunden zu teilen;
4. Das Ngage-Dossier kann mit einem Klick an jeden weitergegeben werden: entweder an einen in der Datenbank registrierten Kunden oder an einen externen Empfänger durch Eingabe seiner E-Mail-Adresse. Es ist daher nicht erforderlich, sich bei Ngage anzumelden, um den Inhalt zu sehen, was den Prozess beschleunigt;
5. Der Kunde kann in einem Textfeld im Dossier ein Feedback zum Bewerber eingeben. Er muss also nicht auf eine E-Mail oder einen Anruf des Personalers antworten, sondern kann das/die Profil(e) schnell kommentieren. Sein Kommentar wird automatisch im Kandidaten- und Kundenprofil gespeichert, der mit dem betreffenden Einstellungsprozess verknüpft ist, während der Personaler sofort per E-Mail benachrichtigt wird;
6. Alle Dossiers bleiben als Historie für den Kunden in seinem persönlichen Bereich verfügbar: Dies ist ein privater Bereich, zu dem der Personaler dem Kunden mit einem Klick von Ngage aus die Zugangsdaten geben kann;
7. Schliesslich ist das Dossier von Ngage hoch konfigurierbar und kann je nach Bedarf angepasst werden, wobei die integrierten Funktionen zahlreiche Kombinationen ermöglichen.

2. Welche Informationen können an den Kunden weitergegeben werden?

Der Personaler entscheidet, ob er dem Kunden den vollständigen oder den geschwärzten Lebenslauf zeigt. Das hängt von seiner persönlichen Beziehung zum Kunden ab. In jedem Fall handelt es sich um eine Bildversion des Lebenslaufs.

Wenn er sich dafür entscheidet, die personenbezogenen Daten nicht anzuzeigen, zeigt das Bild den Lebenslauf mit den bereits geschwärzten Daten; wenn er die Daten zeigen möchte, wird der Lebenslauf vollständig angezeigt. Das Bild des Lebenslaufs kann dann wie bei „Paint“ verändert werden, wobei verschiedene Abschnitte je nach Bedarf zensiert werden können; auf diese Weise ist es möglich, dem Ansprechpartner die Originalversion des Lebenslaufs zu zeigen, aber nur die Daten zu verbergen, die man nicht zeigen möchte.

Schliesslich besteht die Möglichkeit, den ursprünglichen Lebenslauf in den Abschnitten „Persönliche Daten“, „Erfahrung“, „Ausbildung“, „Sprachen und andere Fähigkeiten“ zu unterteilen und durch das integrierte mehrsprachige CV-Parsing-System von Arca24 analysieren zu lassen. Auf diese Weise kann der Kunde schnell erkennen, was ihn am meisten an dem Bewerber interessiert.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es möglich ist:

• den vom Bewerber hochgeladenen Lebenslauf im Original anzeigen (wählen Sie „Lebenslauf im Original anzeigen“ und „Originaldatei verwenden“)
• den geparsten Lebenslauf und seine Originalversion anzeigen (wählen Sie „Lebenslauf im Original anzeigen“)
• den Lebenslauf mit zensierten persönlichen Daten anzeigen (wählen Sie „Personalangaben verheimlichen“ und „Lebenslauf im Original anzeigen“)
• den Lebenslauf mit den zensierten persönlichen Daten anzeigen, wobei die Möglichkeit besteht, den Lebenslauf vor dem Versenden zu bearbeiten (wählen Sie „Personalangaben verbergen“, “Originallebenslauf anzeigen” und “Nach Datei bearbeiten”)
• den analysierten Lebenslauf mit der Möglichkeit, ihn vor dem Versenden zu bearbeiten, anzeigen (wählen Sie „Lebenslauf im Original anzeigen“ und „Für Dossier bearbeiten“)

Das Dossier ist somit ein äußerst praktisches und vollständiges Instrument für die Verwaltung von Personalprozessen, das ständig optimiert und weiterentwickelt wird, auch auf Grund konkreter Anfragen aktiver Kunden. Dies macht Ngage zu einer immer fortschrittlicheren Software für die Welt des Personalwesens.

Über Arca24

Arca24 ist eine HR Tech Factory, die sich auf die Entwicklung von Cloud-Software für den Personalbereich spezialisiert hat.

Referenzprodukt

Ngage – ATS- und CRM-Lösung

Ngage, eine ATS-CRM zeitarbeit Software für Personalagenturen. Bewerbermanagement software funktionen: Rekrutierungsprozess, die Talentakquise und die Mitarbeiterverwaltung nützlich ist.