1. Was ist das Problem mit dem Standardzeitmanagement für Mitarbeiter?

Die Zeiterfassung von Mitarbeitern ist oft ein heisses Thema für diejenigen, die wie die Personaldienstleister und ihre Kunden diese Aufgabe täglich bewältigen müssen.

Oft handelt es sich bei dem Zeiterfassungsgerät nur um eine einfache Papiertabelle, die der Arbeitgeber von Hand ausfüllen muss, was sehr zeitaufwändig ist, da es umständlich ist, die Stechuhr des Unternehmens mit dem typischen Ausweis oder der Karte für Arbeitnehmer zu benutzen.

Die Daten müssen dann in das Online-Anwesenheitsportal eingegeben werden, um den gesamten Stundenzettel an den Personaldienstleister zu übermitteln.

Um die Eingabe dieses Datenflusses zu verwalten, bietet das administrative Modul von Ngage, Applicant Tracking System und CRM-Software von Arca24, einen speziellen Bereich für das Zeitmanagement.

Das Ausfüllen des Stundenzettels kann wie folgt erfolgen:

  • der Benutzer (Personaldienstleister) ist der Einzige, der Überstunden und Tagegelder eintragen kann;
  • die Eingabe kann vom Ansprechpartner des Kunden in seinem privaten Bereich vorgenommen werden;
  • die Eingabe kann vom Arbeitnehmer in seinem privaten Bereich vorgenommen werden und muss vom Arbeitgeber, auch über die WebApp 2time, genehmigt werden.

Zu Beginn des Jahres aktualisiert ein automatischer Prozess die Zeiterfassung mit dem Datum der festen und variablen Feiertage, parametrisiert mit allen kantonalen, eidgenössischen und lokalen Feiertagen. Die Feiertage können auch über das Dropdown-Menü geändert werden.

2. Wie kann ich die Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern beschleunigen?

Nach Erhalt der Papierzeitblätter wird dieser Vorgang in der Regel manuell vom Ansprechpartner des Personaldienstleisters für jeden Kandidaten durchgeführt.

Um dies zu beschleunigen, bietet das Administrationsmodul unserer Software für Personaldienstleister zwei Möglichkeiten:

  1. für den Personaldienstleister den automatischen Import einer vom Kunden vorausgefüllten .csv-Datei mit den Arbeitszeitnachweisen der Arbeitnehmer;
  2.  für die Mitarbeiter die WebApp 2time, eine progressive Webanwendung (PWA) für die Verwaltung von Zeiterfassungsbögen, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, mit einem einfachen Klick zu “stempeln”.

3. Was sind die Vorteile?

Der Hauptvorteil ist die Zeitersparnis für den Personaldienstleister, der nicht mehr für jeden Arbeitnehmer die Stunden von Hand eingeben muss, sondern mit einem einfachen Klick alle Stundenzettel der Arbeitnehmer im System findet.

Es vereinfacht auch die Arbeit des Arbeitnehmers, der nicht mehr in die Filiale gehen muss, um die Stundenzettel abzugeben.
Diese beiden automatisierten Systeme ermöglichen die automatische Zusammenstellung des Stundenzettels mit allen ein- und ausgehenden Stunden des Mitarbeiters.


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4. Wie funktioniert der automatische Import von Stunden aus dem Stundenzettel für den Personaldienstleister?

Im Bereich Export/Import wird den Personaldienstleistern eine vordefinierte .csv-Datei zur Verfügung gestellt, die sie an das Kundenunternehmen senden können, um die Eingabe der Arbeitsstunden zu beschleunigen.

Der Kunde wird aufgefordert, die Stunden entsprechend der Struktur der vordefinierten Datei einzugeben, die den Code des Arbeitnehmers, die Eintritts- und Austrittszeit und die Dauer der Arbeitsschicht enthält.

Sobald die Datei erstellt ist, kann der Ansprechpartner des Personaldienstleisters automatisch alle Stunden aus dem Stundenzettel importieren, indem er einfach den Befehl “Aus Timesheet importieren” verwendet.

5. Wie funktioniert die WebApp 2time?

2time ist eine fortschrittliche Webanwendung, die es den Arbeitnehmern ermöglicht, sich einfach und sofort einzutragen.
Die Anwendung ist mit Geolokalisierung ausgestattet, um die Position der Person zu überprüfen, die, sobald sie am Arbeitsplatz ankommt, nur noch die Anwendung starten und sich ein- und ausstempeln muss. Dasselbe gilt für das Verlassen des Arbeitsplatzes.

Der grosse Unterschied zu ihren Cousins, den mobilen Apps, besteht darin, dass PWAs nicht aus den gängigen Stores heruntergeladen werden können, sondern von einer Website.
Der zweite grosse Unterschied besteht darin, dass sie keine echte Installationsphase erfordern und daher nur sehr wenig

Platz im Speicher des Smartphones beanspruchen, sondern visuell als eines der vielen Anwendungssymbole erscheinen, die bereits auf unseren Mobiltelefonen vorhanden sind.

Die dritte Besonderheit ist ihre Fähigkeit, offline zu arbeiten (eine Funktion, die korrekterweise als Service Worker bezeichnet wird), wobei die Daten und Zeiten des Eintritts und Austritts des Mitarbeiters aufgezeichnet und an das Cloud-System übermittelt werden, sobald die Datenverbindung wiederhergestellt ist, um eine perfekte Synchronisierung des Systems zu gewährleisten.


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6. Wie funktioniert 2time innerhalb des Moduls «Administration» von Ngage?

Mitarbeiter:
In seinem privaten Bereich kann der Mitarbeiter 2Time auf sein Smartphone herunterladen und sofort damit beginnen, den Eintritt/Austritt und eventuelle Abwesenheiten zu erfassen, frühere Zeiterfassungen einzusehen und einen Kommentar hinzuzufügen, der sowohl für den Personaldienstleister als auch für das Kundenunternehmen sichtbar ist.

Ansprechpartner im Unternehmen:
Direkt im Bereich Zeit- und Anwesenheitsmanagement Ihres privaten Bereichs können Sie die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter einsehen und genehmigen oder fehlende Schichten hinzufügen, nützliche Kommentare an die Kontaktperson der Agentur schreiben und die tägliche Stundenzahl ändern.

Ansprechpartner des Personaldienstleisters:
Im Bereich Anwesenheitsverwaltung des Verwaltungsmoduls der Software Ngage können Sie die vom Mitarbeiter oder vom Ansprechpartner im Unternehmen erfassten Stundenzettel sowie die von beiden zu den einzelnen Tagen gemachten Anmerkungen einsehen und genehmigen.

Über Arca24

Arca24 ist eine HR Tech Factory, die sich auf die Entwicklung von Cloud-Software für den Personalbereich spezialisiert hat.

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Referenzprodukt

Ngage – ATS- und CRM-Lösung

Ngage, eine ATS-CRM zeitarbeit Software für Personalagenturen. Bewerbermanagement software funktionen: Rekrutierungsprozess, die Talentakquise und die Mitarbeiterverwaltung nützlich ist.