Staffing management software is a main tool for Employment Agencies

Staffing Agency | 09.04.2020

El software de gestión de personal es una herramienta principal para las agencias de empleo. A diferencia del impacto que un software ATS, por ejemplo, puede tener en una empresa, que representa solo uno de los software de recursos humanos de todo el ecosistema corporativo, el software de gestión de personal es una parte vital del negocio principal de las agencias de empleo.

Hay dos tipos de software de agencia de personal:

  1. operativo, es decir, aquellos que cubren la parte relacionada con la búsqueda y selección y envío de la lista corta al cliente;
  2. administrativo, es decir, aquellos que se refieren a la creación de presupuestos y contratos, la gestión de las horas de trabajo y la facturación. Luego está el software para administrar los salarios y el de contabilidad (que, sin embargo, sigue siendo externo al proceso comercial central).

Lo que surge es que varias de las empresas más digitalizadas deben confiar en al menos 3 software diferentes para cubrir todo el ecosistema de trabajo.
Pero hay una peculiaridad que crea problemas en términos de eficiencia: los softwares a menudo no están integrados; no se comunican entre sí; El riesgo es duplicar las actividades de entrada de datos. Sin embargo, no todos los problemas son fáciles de entender y detectar, algunos son menos inmediatos, como la sincronización de datos.
Incluso cuando dos sistemas se comunican, no es obvio que lo hagan de una manera óptima y bidireccional. El riesgo es el de estar con el mismo candidato o el mismo cliente que tiene datos diferentes, discordantes o incluso faltantes.
La única solución es un software todo en uno diseñado y desarrollado para el mercado de personal.
Algunos actores locales ofrecen múltiples servicios dentro de una única solución, pero no cubren efectivamente todas las etapas del proceso; o de nuevo, los jugadores internacionales pueden garantizar una cobertura completa de toda la parte operativa (ATS + CRM) pero no incluyen la administración (hoja de tiempo y facturación).

Módulos administrativos multipaís

Desarrollar un formulario administrativo puede ser muy complicado porque tiene que cumplir con leyes específicas sobre contribuciones sociales, impuestos y salarios para el trabajador. El resultado final es que incluso el jugador más grande se enfrenta a importantes restricciones estructurales, obligado a tomar decisiones estratégicas. A menudo se inclina hacia el país dominante, en términos absolutos de agencia de personal y / o en términos de facturación, a expensas de los otros países.
Es muy difícil, si no casi imposible, encontrar una casa de software capaz de construir y administrar el módulo administrativo (back office) para más de un país.

Administración en Arca24

El equipo de Arca24 está compuesto por profesionales que provienen del mercado de agencias de personal y que diariamente ponen su experiencia para apoyar nuevos desarrollos.
Gracias a la colaboración entre nuestros dos departamentos (operaciones y producto) nació Ngage, un software que incluye un módulo de reclutamiento (con un sistema integrado basado en IA que permite la clasificación automática de los candidatos), un CRM asociado, una agenda para el seguimiento completo de información y un sistema de informes para la selección y los KPI comerciales.
Luego se implementaron módulos adicionales para Ngage para maximizar la eficiencia y efectividad del software. El primer país al que propusimos nuestro sistema fue Suiza: no fuimos tan lejos como la facturación, pero fuimos tan lejos como para crear los certificados (obtener la certificación Swissdec).
En Suiza, nuestros clientes pueden gestionar, con un único software todo en uno, los procesos de la cadena de suministro, desde la contratación hasta los salarios, desde la administración de CRM hasta la facturación.
El segundo país al que nos dedicamos fue Italia, que tiene uno de los sistemas administrativos más complejos del mundo. Actualmente, el formulario de estimaciones y facturas está disponible para el mercado italiano.
Recientemente, gracias a la experiencia adquirida, comenzamos con la construcción del formulario de estimación – contratos – horas y facturación para el mercado estadounidense. Paralelamente, estamos desarrollando un sistema que, gracias a una lógica flexible y global, puede utilizarse en muchos otros países (especialmente los anglosajones).
Ngage tiene como objetivo convertirse en el único verdadero software empresarial todo en uno para muchos países.