Digital signature: mission and supply contracts signed at the click of a button

Firma digitale: contratti di missione e di fornitura firmati con un click

Staffing Agency | 20.04.2020

Le Agenzie Per il Lavoro temporaneo di tutto il mondo sono alla continua ricerca di nuove soluzioni per ottimizzare i loro processi. L’aumento della competizione si è trasformata, nella maggior parte dei casi, in compressione del margine.

Uno dei temi principali da affrontare in questa direzione è la firma dei contratti, sia per il lavoratore che per il cliente (impresa utilizzatrice). Le problematiche relative a questa attività sono sostanzialmente due:

  1. La firma fisica comporta un dispendio di tempo. Che sia tramite un invio di posta, una firma fisica in ufficio o presso il cliente, questo tipo di attività richiede sempre l’utilizzo di un tempo che rischia di essere fine a se stesso. Non che non sia importante la firma del contratto, anzi, ma rimane questa un’attività che non genera margine di per sé e che rappresenta una pratica amministrativa assimilabile a una commodity.
  2. La gestione dei contratti firmati non è sempre semplice. Dal lato candidato è fondamentale che il contratto sia firmato prima dell’inizio della missione, e non sempre è un’operazione agevole. Lato cliente verificare che tutti i contratti siano stati firmati e archiviati è un’attività dispendiosa, priva di marginalità, ma che deve essere fatta.

Un problema che, in condizioni ottimali dovrebbe essere affrontato con una serie di accorgimenti specifici, si complica in un momento in cui il lavoro delle agenzie passerà progressivamente da “fisico” ad essere svolto in smart working e/o dove la presenza nella filiale sarà comunque subordinata a nuove regole.
L’unica soluzione è la firma digitale. Se in Europa esiste già un sistema efficace, la FEA – Firma Elettronica Avanzata – in Svizzera la situazione è differente; complici l’abitudine gli ostacoli normativi, il mercato svizzero si è nel tempo sedimentato sulla firma tradizionale.
Da giugno Ngage – Staffing Agency Software di Arca24 – nello specifico il modulo back office amministrativo – verrà arricchito di un nuovo servizio: grazie a un collegamento con DocuSign sarà possibile poter firmare i contratti sia del candidato che del cliente in modo immediato con semplice un click.
Cliente e candidato avranno a disposizione un’area personale dove poter apporre in modo digitale la propria firma sul contratto. La firma digitale proposta da DocuSign è valida legalmente sia per i contratti commerciali che per i contratti di natura lavorativa.
Questa integrazione permetterà di raggiungere rapidamente due obbiettivi:

  • Riduzione dei tempi per la firma;
  • archiviazione automatica dei documenti firmati.

Questa integrazione può rappresentare un grande passo avanti per l’efficienza delle Agenzie Per il Lavoro temporaneo e per le società che lavorano nel mondo dello staffing.
La medesima integrazione potrà essere utilizzata in futuro per firmare altri documenti importanti, per esempio la raccolta dei dati amministrativi del candidato con valenza legale e la firma di un preventivo da parte del cliente.
È un’integrazione che può avere diverse sfumature, a seconda di quelle che possono essere le necessità di ogni singola agenzia di collocamento.
Nulla vieta che lo stesso strumento possa essere utilizzato anche dalle società di executive search per la firma delle condizioni generali e/o dei preventivi rispetto a un mandato ricevuto.
Non per ultimo l’integrazione consentirà di affrontare il periodo di riorganizzazione post Coronavirus, in modo pragmatico.
La firma digitale sarà disponibile per la Svizzera a partire da fine giugno e da fine settembre per il modulo amministrativo USA.