Codice etico

Introduzione

Definizione

Il Codice Etico è l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’Organizzazione nei confronti di tutti i suoi stakeholder; contiene principi e norme di comportamento, mediante le quali si dà attuazione ai comportamenti, che arricchiscono i processi decisionali aziendali e orientano le azioni dell’Organizzazione. Il Codice Etico esprime il “contratto sociale ideale” dell’Organizzazione e traduce in principi e norme operative i criteri etici adottati nel bilanciamento di aspettative ed interessi degli stakeholder.
Per questo il Codice Etico è uno strumento di governo delle relazioni tra l’Organizzazione e i suoi stakeholder e di gestione strategica, oltre che di disciplina del personale. Inoltre, è il parametro di riferimento per esprimere giudizi sensati e ragionevoli sulla affidabilità e buona reputazione dell’Organizzazione.
Il Codice Etico è un documento ufficialmente approvato dall’Organo di Governo, che impegna l’alta direzione e tutti i collaboratori dell’Organizzazione. E’, infine, uno strumento volontariamente adottato da leggersi contestualmente a tutte le varie procedure ufficiali che regolano il contesto aziendale.

Destinatari

Il presente Codice si applica a tutti i collaboratori della Società indipendentemente dal loro grado e ruolo e a tutti gli altri soggetti che agiscono per conto della Società medesima. Arca24 si adopera affinché tutti gli interessati vengano a conoscenza dei contenuti del presente Codice che viene reso disponibile a tutti i collaboratori.

Funzione dello strumento

  • Funzione di legittimazione morale. I diritti e le responsabilità dell’Organizzazione nei confronti degli stakeholder espressi nel Codice Etico offrono i termini in base ai quali tutti gli stakeholder possono riconoscere se le loro aspettative ed attese legittime sono trattate equamente. Il criterio di bilanciamento delle attese diventa la base per un accordo e una cooperazione mutuamente vantaggiosa
  • Funzione cognitiva. Il Codice Etico, consente di riconoscere i comportamenti non etici (opportunistici) e di chiarire l’esercizio appropriato (non abusivo) dell’autorità, della discrezionalità, della delega e dell’autonomia decisionale di ciascun partecipante all’organizzazione e di ciascuno stakeholder.
  • Funzione di incentivo. Il Codice Etico genera incentivi all’osservanza dei principi e delle norme in esso contenute, dal momento che dalla loro osservanza dipende il formarsi della reputazione dell’organizzazione e lo stabilirsi di relazioni di fiducia reciprocamente vantaggiose tra l’organizzazione e gli stakeholder.

Contenuto

Il Codice Etico è suddiviso nelle seguenti parti:

  1. Premessa e modalità di attuazione e controllo
    Fornisce, in primo luogo, una definizione di Codice Etico, incorpora la missione e la visione etica generale dell’Organizzazione. Contiene poi una descrizione dei principali meccanismi e degli organi predisposti dall’organizzazione al fine di attuare, monitorare e diffondere il rispetto e la conformità al Codice Etico.
    Inoltre, il documento presenta delle politiche di gestione, finalizzate a fornire delle indicazioni di massima per la gestione responsabile della Società.
  2. Principi etici di riferimento

    • Stabiliscono le responsabilità, cioè i doveri fiduciari dell’organizzazione nei confronti dei suoi stakeholder.
    • Identificano le aspettative dei vari stakeholder che si ritiene abbiano una legittimità morale nei confronti dell’Organizzazione e il loro livello di soddisfazione equa. I principi stabiliscono quale livello (anche qualitativamente) di soddisfazione delle aspettative è un diritto dello stakeholder, rispetto al quale l’Organizzazione si assume una responsabilità. Infine, stabiliscono il trattamento equo delle suddette aspettative di ogni stakeholder.

    Dall’insieme dei principi emerge una particolare idea del bilanciamento equo tra gli interessi legittimi dei diversi stakeholder. I principi sono astratti e generali e si applicano a molteplici eventi, inclusi quelli che inizialmente non si è in grado di prevedere.

    I principi richiedono conformità e reciprocità. La richiesta di conformità è essenziale perché da essa dipende la reputazione dell’Organizzazione. Solo con l’osservanza dei principi etici che l’Organizzazione ha scelto di darsi, essa può accrescere la propria reputazione e la fiducia degli stakeholder.

    Tutti i soggetti che contribuiscono alla realizzazione della missione sono chiamati all’osservanza delle norme del Codice Etico che li riguardano.

  3. Norme e standard di comportamentoLe norme di condotta e gli standard di comportamento devono essere formulate solo dopo aver accuratamente identificato ed analizzato le “aree critiche” nei rapporti con gli stakeholder, cioè le questioni e le situazioni in cui possono manifestarsi casi di opportunismo o di comportamento non etico.Occorre identificare le fattispecie astratte di opportunismo o di comportamento non etico “tipiche” dell’attività aziendale.Le norme possono essere di due tipi:
    • divieti: nelle aree a rischio una norma negativa (divieto) consiste nella raccomandazione di evitare il materializzarsi di una particolare fattispecie di comportamento opportunistico. Tali norme disciplinano le aree a rischio nelle relazioni con ciascuno stakeholder, ad esempio: acquisti, selezione del personale, regali e benefici, selezione e avanzamento, controllo della qualità, esecuzione di contratti, impatto ambientale, ecc.
    • standard preventivi di comportamento: regole e procedure di natura precauzionale che prescrivono un comportamento in positivo conformandosi al quale l’azienda o i suoi collaboratori sono in grado di prevenire il formarsi di una fattispecie di opportunismo, cosicché al presentarsi di situazioni di rischio etico sia possibile accertare che, data la conformità alla procedura, la condotta non si è discostata dall’osservanza dei principi rilevanti.
  4. Obiettivi di miglioramento
    Gli obiettivi di miglioramento riguardano le tematiche più rilevanti per il business e l’impatto socio ambientale delle attività dell’azienda, per le quali Arca24 ritiene sia necessario un continuo monitoraggio e miglioramento.

1. Premessa e modalità di attuazione

Questo Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori di Arca24, nel rispetto dei legittimi interessi della proprietà, dipendenti, clienti, partner commerciali e delle collettività in cui Arca24 è presente con le proprie attività.

Tutti i collaboratori si impegnano a ricercare, praticare e indurre ad adottare le norme ivi presenti al fine di contribuire concretamente, in primo luogo attraverso i suoi stessi comportamenti, al miglioramento delle performance aziendali e del sistema socioeconomico e ambientale.

L’eticità dei comportamenti non è valutabile solo in termini di stretta osservanza delle norme di legge e del presente Codice Etico. Essa si fonda sulla convinta adesione a porsi, nelle diverse situazioni, ai più elevati standard di comportamento.

LA MISSION DI ARCA24

La mission di Arca24 è creare un impatto economico, sociale e ambientale positivo, attraverso soluzioni innovative volte ad efficientare il processo di recruiting e di gestione del capitale umano, nel rispetto delle normative in ambito di Sicurezza e Trattamento dei Dati.

LA VISION DI ARCA24

La Vision di Arca24 è di essere leader nello sviluppo di soluzioni HR con l’aiuto dell’innovazione e offrire la miglior digital HR experience attraverso l’impiego di tecnologie che potenziano le capacità umane.

Nella nostra cultura aziendale approntata alla identificazione dei problemi e contestuale proposta di soluzione, i valori principali di Arca24sono i seguenti:

  • Comunicazione e Responsabilità
  • Ascolto e Curiosità
  • Passione e Collaborazione
  • Innovazione e Impatto
  • Umiltà e Servizio
  • Trasparenza e Integrità

VISIONE ETICA E COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER

Arca24 rispetta le aspettative legittime dei propri stakeholder, ovvero quei soggetti (intesi nel senso di individui, gruppi, organizzazioni) che intrattengono con essa relazioni significative e i cui interessi sono a vario titolo coinvolti nell’attività di Arca24.

In particolare, sono stakeholder coloro che compiono investimenti connessi alle attività di Arca24 e, quindi, i collaboratori, i clienti, i fornitori e i partner d’affari. In senso allargato, sono inoltre stakeholder tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di Arca24 per le relazioni di scambio che intrattengono con essa o perché ne sono significativamente influenzati: le comunità locali e nazionali, le associazioni ambientaliste, etc.

Nella condotta degli affari, i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra Arca24 e i suoi stakeholder e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti dell’Organizzazione.

Arca24 aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholder e cerca di proseguire la propria missione ricercando il contemperamento degli interessi coinvolti. Questo Codice è improntato dunque a un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte.

Nello specifico, Arca24 è attenta a garantire un dialogo strutturato e continuativo con i propri stakeholder attraverso diversi strumenti che possono operare in continuità (ad esempio, la comunicazione interna con i dipendenti) o consistere in iniziative ad hoc.

Di seguito, una tabella dei principali canali di comunicazione utilizzati da Arca24 nel dialogo e coinvolgimento secondo la politica di stakeholder engagement.

AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE

Le norme di comportamento stabilite si applicano a tutte le azioni, operazioni e negoziazioni compiute e, in genere, a tutti i comportamenti posti in essere dai collaboratori o dipendenti di Arca24.

Il Codice Etico ha validità sia in Svizzera che all’estero, pur in considerazione della diversità culturale, sociale e economica dei vari Paesi in cui Arca24 opera.

Destinatari del Codice Etico sono tutte le persone che operano con e per Arca24: la proprietà e collaboratori, senza alcuna eccezione, e tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti o relazioni con l’Organizzazione ed operano per perseguirne gli obiettivi.

La proprietà e i collaboratori di Arca24 hanno l’obbligo di conoscere le norme, astenersi da comportamenti contrari alle norme, rivolgersi al superiore o all’Organismo preposto per chiarimenti o denunce, collaborare con le strutture deputate a verificare le violazioni ed informare le controparti dell’esistenza di un Codice Etico.

In particolare, il management è tenuto ad osservare il Codice Etico nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti della Società e i componenti dell’organo di governo nel fissare gli obiettivi devono ispirarsi ai principi del Codice Etico.

Coloro che occupano posizioni di responsabilità in Arca24 sono infatti tenuti ad essere d’esempio per i propri dipendenti, ad indirizzarli all’osservanza del Codice e a selezionare con cura dipendenti e collaboratori che garantiscano massimo impegno nel rispetto delle norme. Devono inoltre riferire all’Organismo preposto tutte le informazioni utili circa eventuali carenze nei controlli, comportamenti sospetti, etc., impedire ritorsioni e modificare i sistemi di controllo della propria funzione su indicazione dell’Organismo.

Arca24, attraverso i suoi collaboratori, si impegna a evitare ritorsioni, a collaborare con le Autorità giudiziarie, a favorire una cultura aziendale caratterizzata dalla consapevolezza di controlli esistenti e dalla mentalità orientata all’esercizio del controllo. Cercherà, inoltre, di approfondire e aggiornare il Codice Etico al fine di adeguarlo all’evoluzione della sensibilità civile e delle normative di rilevanza per il Codice Etico stesso.

In ogni progetto e rapporto d’affari, tutte le controparti devono essere informate dell’esistenza di norme di comportamento e devono rispettarle, pena le conseguenze stabilite dal contratto.

ISTITUZIONE DELL’ORGANISMO PREPOSTO AL MONITORAGGIO DEL CODICE ETICO

Al fine di garantire il rispetto delle norme e dei principi espressi, viene individuato un apposito organismo interno che svolga attività di vigilanza e monitoraggio dell’applicazione del Codice Etico cui spettano i seguenti compiti:

  • monitorare costantemente l’applicazione del Codice Etico da parte dei soggetti interessati, anche attraverso l’accoglimento delle eventuali segnalazioni;
  • segnalare eventuali violazioni del Codice Etico di significativa rilevanza;
  • esprimere pareri vincolanti in merito all’eventuale revisione o aggiornamento del Codice Etico o delle più rilevanti politiche e procedure aziendali, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice stesso.

Tale Organismo viene al momento costituito dal CEO, dal Legal Manager e dall’HR Manager. L’Organismo di controllo del Codice Etico
ha un proprio indirizzo e-mail dedicato a cui poter scrivere per segnalazioni/suggerimenti: organismocodiceetico@arca24.com.

COMUNICAZIONE E FORMAZIONE

Arca24 si impegna a divulgare il Codice Etico presso i soggetti cointeressati (compresi i nuovi assunti) mediante apposite attività di comunicazione e formazione. Il presente Codice e le disposizioni che lo riguardano sono a disposizione di tutti i lavoratori nella bacheca on line.

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico, vengono predisposti e realizzati dalla Direzione piani periodici di comunicazione e formazione, volti a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche contenuti nel Codice.

La programmazione degli interventi o degli incontri informativi/formativi deve essere eseguita con cadenza almeno annuale.

La verifica dell’efficacia dell’attività formativa/informativa condotta è svolta in occasione della valutazione periodica del personale.

Si segnala, inoltre, che Arca24conduce periodicamente audit interni finalizzati alla verifica del rispetto di tutte le regole, norme e prassi aziendali, con particolare attenzione ai temi socio ambientali.

SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO

Tutti i soggetti cointeressati possono segnalare, per iscritto via mail e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’Organismo preposto alla vigilanza in materia di attuazione del Codice stesso, il quale:

  • provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione;
  • agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione;
  • assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

In caso di accertata violazione del Codice Etico, l’Organismo stesso riporta la segnalazione agli organi di governo della Società.

Le competenti funzioni aziendali, attivate dagli organi di cui sopra, definiscono i provvedimenti da adottare secondo le normative in vigore e secondo il sistema disciplinare adottato dalla Società; ne curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’Organismo preposto al monitoraggio del Codice Etico.

SISTEMA SANZIONATORIO

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti. La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di Legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

L’osservanza del Codice Etico deve considerarsi, inoltre, parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d’affari con l’Organizzazione. La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di Legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO

Arca24 approva il presente Codice Etico che è soggetto a revisione periodica qualora le normative nazionali e internazionali, cui si fa riferimento in qualità di best practice, siano soggette a cambiamenti o interpretazioni giurisprudenziali o comunque ove ve ne sia la necessità.

2. Principi etici di riferimento

2.1 Responsabilità

La responsabilità rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di Arca24, le sue iniziative, i suoi progetti e le sue comunicazioni e costituisce elemento essenziale della gestione aziendale.

La responsabilità porta a sentirsi – e far sentire gli altri – responsabili delle proprie azioni, delle conseguenze delle stesse e a mantenere gli impegni. I rapporti con gli stakeholder, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.

2.2. Rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui Arca24 opera

Arca24 si impegna a rispettare tutte le leggi e le direttive nazionali ed internazionali e tutte le prassi generalmente riconosciute.

Nel caso in cui queste si rivelassero lacunose o in contrasto con i principi del nostro ordinamento o soggette a diverse interpretazioni, verranno consultati gli esperti più qualificati.

2.3. Trasparenza e completezza dell’informazione

Arca24 si impegna a informare in modo chiaro e trasparente almeno una volta all’anno, tutti gli stakeholder circa la propria situazione ed il proprio andamento, senza favorire alcun gruppo d’interesse o singolo individuo.

2.4. Riservatezza delle informazioni

Arca24 assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l’osservanza della normativa in materia di dati sensibili e dei dati personali e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali.

I collaboratori di Arca24 sono espressamente tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.

2.5. Lotta alla corruzione e ai conflitti di interesse

Arca24, in coerenza con i valori di onestà (indica la qualità umana di agire e comunicare in maniera sincera, leale e in base a princìpi morali ritenuti universalmente validi, evitando di compiere azioni riprovevoli nei confronti del prossimo) e trasparenza (estensione metaforica del significato della parola “trasparente”: esso implica apertura, comunicazione e responsabilità) si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione o conflitto di interesse.

In particolare, non consente che siano versate somme di denaro o esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti a Arca24 stessa. Vieta l’accettazione di doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.

Arca24 si adopererà affinché i propri dipendenti e/o collaboratori non siano coinvolti in rapporti che possano portare a dei conflitti d’interesse con il proprio ruolo aziendale.

2.6. Innovazione e cambiamento

L’innovazione implica sfidare lo “status quo” ricercando sempre opportunità per migliorare: la modifica dello stato attuale per raggiungere un nuovo stato attraverso i cambiamenti e la trasformazione. Superare la resistenza al cambiamento è il fattore più importante perché l’innovazione possa realizzarsi.

Arca24 si impegna a creare valore attraverso cambiamenti concreti finalizzati alla risoluzione di una disarmonia e al benessere dell’uomo e dell’ambiente.

L’innovazione senza creazione di valore non è sostenibile nel lungo periodo.

2.7. Tutela e patrimonio intellettuale

Arca24 assicura la protezione del patrimonio intellettuale dell’organizzazione, consentendone l’accesso alle sole persone autorizzate ed evitando l’utilizzo di informazioni o strumenti riservati da parte dei dipendenti per scopi diversi dall’esercizio della propria attività organizzativa. Arca24 garantisce, inoltre, la conservazione e la protezione del patrimonio creativo, tecnologico e fisico.

2.8. Centralità della persona

Arca24 promuove la centralità della persona, il rispetto della sua integrità fisica e culturale e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri.

In particolare, Arca24 tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore.

2.9. Diritti umani

Arca24 sostiene e rispetta i diritti umani in conformità con la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell’ONU.

Arca24 riconosce i diritti fondamentali dei lavoratori come definiti dall’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL): libertà di associazione sindacale, diritto di contrattazione collettiva, abolizione del lavoro forzato, eliminazione della discriminazione in materia di lavoro e d’impiego. Arca24 riconosce la libertà di associazione sindacale ai propri dipendenti e si è data, a far data dal 1 novembre 2020, un proprio contratto di lavoro interno redatto di concerto con un Organismo Sindacale, e volto alla maggior tutela dei lavoratori.

Arca24 non fa ricorso a forza lavoro minorile e non ha rapporti con fornitori o collaboratori che a loro volta ne fanno uso. Arca24 non permette alcun comportamento che rappresenti costrizione fisica, minaccia, offesa o abuso (gesti, linguaggio, contatto fisico o comportamenti simili).

Perciò non sono tollerate richieste e minacce volte a indurre le persone ad agire contro Ia legge e il Codice Etico, e ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali a personali di ciascuno.

2.10. Imparzialità e pari opportunità

Arca24 evita ogni discriminazione in base all’età, al genere, all’orientamento sessuale, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder, come ad esempio Ia scelta dei clienti da servire, Ia selezione e gestione del personale, l’organizzazione del lavoro, Ia selezione e Ia gestione dei fornitori, i rapporti con Ia comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano.

In particolare, Arca24 seleziona i propri dipendenti e ne determina le mansioni in base alle loro qualità personali e competenze professionali con l’intenzione di mantenere un rapporto professionale duraturo e reciprocamente proficuo.

2.11. Salute e sicurezza

Arca24 si impegna ad assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro sicure, salutari e, nella misura in cui è possibile, piacevoli, garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri. Si adopera per questo nella prevenzione degli incidenti sul lavoro e dei danni alla salute per mezzo di programmi ed azioni volte a minimizzare, nel limite del possibile, i rischi derivanti dall’ambiente di lavoro.

2.12. Diligenza e correttezza nella gestione dei contratti

I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Arca24 si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza delle proprie controparti.

È da evitare che nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto di Arca24 cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare Ia posizione di dipendenza a di debolezza nelle quali l’interlocutore si sia venuto a trovare.

2.13. Qualità dei servizi prodotti

Arca24 orienta Ia propria attività alla massima soddisfazione e alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.

Per questo motivo, Arca24 indirizza le proprie attività di ricerca, sviluppo e commercializzazione verso elevati standard di qualità e usabilità dei propri servizi e prodotti, identificando opportunità, sfide ed esigenze di risorse in un contesto globale, non solo entro i confini locali.

2.14. Lealtà e concorrenza leale

Arca24 intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante. Arca24 si impegna a evitare ogni forma di scorretta concorrenza nei riguardi di altri professionisti o colleghi e ad astenersi da apprezzamenti denigratori nei confronti degli stessi.

In particolare, la concorrenza leale è fondamento per la corretta relazione tra i soci e i collaboratori di Arca24 che si impegnano a mantenere la riservatezza delle innovazioni di Arca24 e di rispettarne le scelte. La lealtà tra i soci e i collaboratori di Arca24 continua anche in caso di eventuale abbandono o allontanamento dall’Organizzazione.

2.15. Sostenibilità ambientale

Arca24 contribuisce in maniera costruttiva alla sostenibilità ecologica in tutte le proprie attività e per le proprietà ad essa affidate, in considerazione dei diritti delle generazioni future.

Arca24 collabora insieme ai propri clienti e partner allo sviluppo di processi e metodologie avanzate per l’uso efficiente e sostenibile delle risorse, per la compensazione delle emissioni, per la prevenzione dell’inquinamento e per il recupero delle aree inquinate.

Arca24 rispetta le aspettative dei propri clienti e della società relativamente alle questioni dell’ambiente. In particolare, Arca24 si impegna per un ufficio plastic free fornendo a tutti i collaboratori borracce di vetro e avendo cura della depurazione dell’acqua corrente. Inoltre, Arca24 è attenta alla raccolta differenziata dei rifiuti.

2.16. Responsabilità verso la collettività

Arca24 è consapevole degli effetti della propria attività sul contesto di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione all’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.

Per questo motivo Arca24 valuta compatibilmente con la propria condizione economico-finanziaria la conduzione di ricerche e di investimenti nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e sostenere iniziative di valore culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione e legittimazione a operare.

3. Norme e standard di comportamento

3.1 Linee di condotta generali

Coloro che agiscono in nome e per conto di Arca24, devono mantenere un comportamento etico e rispettoso delle leggi, perseguendo massima trasparenza, chiarezza, correttezza ed efficienza nei rapporti d’affari di interesse della stessa, e nei rapporti con soggetti terzi e le Autorità.

Il raggiungimento degli obiettivi aziendali deve essere perseguito attraverso sistemi che garantiscano la massima efficacia ed efficienza operativa. Gli obiettivi aziendali, peraltro, debbono essere possibili, specifici, concreti, misurabili e rapportati con i tempi previsti per il loro raggiungimento. Deve essere sempre possibile la verifica e il controllo di ogni processo decisionale, autorizzazione, registrazione e svolgimento di operazioni, attività e prestazioni, tramite un adeguato supporto strumentale; tutte le informazioni ed i riscontri contabili debbono essere veritieri e completi. È vietato, in ogni circostanza, il ricorso a mezzi illeciti.

Le operazioni e le transazioni devono essere adeguatamente supportate a livello documentale allo scopo di poter eseguire controlli che attestino ruoli e responsabilità, caratteristiche e motivazione delle operazioni stesse.

Arca24 dichiara di non intraprendere o non proseguire alcun rapporto con chiunque dimostri di non condividere i suddetti principi e violi le regole di condotta prescritte dal Codice Etico.

3.2. Soci e collaboratori

DILIGENZA

Il rapporto tra Arca24 ed i propri dipendenti è fondato sulla reciproca fiducia: i dipendenti sono, pertanto, tenuti a operare per favorire gli interessi dell’azienda, nel rispetto dei valori di cui al presente Codice Etico. I dipendenti devono astenersi da qualsiasi attività che possa configurare conflitto con gli interessi diArca24 rinunciando al perseguimento di interessi personali.

Il lavoratore è tenuto ad osservare le disposizioni impartite dal proprio superiore o dai collaboratori gerarchicamente sovraordinati per lo svolgimento del lavoro.

Ciascun lavoratore è materialmente responsabile delle mansioni affidategli e risponde in proprio dei danni o delle perdite arrecate ad Arca24, nei limiti ad esso imputabili ai sensi delle norme di legge.

FEDELTÀ

L’obbligo di fedeltà volto a tutelare l’interesse dell’imprenditore alla capacità di concorrenza dell’azienda.

I dipendenti sono tenuti a non utilizzare e/o divulgare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all’esercizio di tale attività, e comunque ad agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti da Arca24 nei confronti di tutti gli stakeholder. In particolare, i dipendenti sono tenuti alla massima riservatezza su documenti idonei a rivelare know-how, informazioni commerciali, operazioni societarie, informazioni personali riguardanti gli utenti dei software. Il dipendente non può svolgere attività concorrenziale rispetto all’attività tipica dell’impresa. Arca24 si impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei dipendenti e in modo ancor piú assoluto quello dei propri Clienti/Utenti, nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

COMUNICAZIONE E PROATTIVITÀ

La comunicazione tra collaboratori è necessaria per garantire il successo delle performance di ciascuno nell’esercizio delle proprie mansioni. Arca24 fornisce a tutti i collaboratori gli strumenti per una chiara e tempestiva comunicazione (oltre alle e-mail, Arca24 ha messo a disposizione strumenti di comunicazione efficienti quali Teams) oltre a comunicazione diretta in ufficio o per telefono.

Nel caso di dubbi, è sempre raccomandato contattare proattivamente il collaboratore che potrà chiarire il dubbio con tempestività, ottenendo così una soluzione ideale del caso in tempi brevi.

SELEZIONE DELLE PERSONE

La valutazione dei soci e delle persone che operano con Arca24 è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze organizzative, nel rispetto dei principi dell’imparzialità e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni ottenute in tale ambito sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale richiesto, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.

Vengono adottate tutte le opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione del personale.

Tutto il personale eventualmente assunto deve avere regolare contratto di lavoro; non è consentita alcuna forma di lavoro irregolare. Nel momento in cui inizia la collaborazione, il collaboratore deve ricevere esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi ed alle normative e comportamenti per la gestione dei rischi connessi alla salute personale.

INTEGRITÀ E TUTELA DELLA PERSONA

Arca24 si impegna a tutelare l’integrità morale dei propri soci e collaboratori, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo, salvaguarda i collaboratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni o delle sue preferenze.

Non è ammesso alcun comportamento lesivo della sensibilità delle persone.

Il collaboratore che ritiene di essere stato leso o discriminato per motivi legati alla sfera sessuale, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, etc. o qualunque altro motivo non giustificato sulla base di criteri oggettivi e ragionevoli, può segnalare l’accaduto a Arca24, che sarà tenuta a valutare attentamente l’effettiva violazione del presente Codice Etico.

DOVERI DEl SOCI E DEI COLLABORATORI

Ogni socio e collaboratore di Arca24 deve agire lealmente al fine di favorire gli interessi e la crescita di Arca24 e il compimento della sua Missione, rispettando gli obblighi sottoscritti dal proprio contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni che gli sono richieste.

Conflitto di interessi

Ogni collaboratore è tenuto a evitare qualsiasi situazione in cui si possa manifestare un conflitto di interesse e deve astenersi dal trarre vantaggio personale da opportunità d’affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

  • svolgere funzioni di vertice (CEO, responsabile di funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i propri familiari;
  • curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa presso un fornitore, anche attraverso familiari;
  • accettare denaro o favori di persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Arca24.

I soci sono tenuti a non avere interessi economici con concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i propri familiari.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, l’azionista o il collaboratore è tenuto a informare i propri responsabili (che si occuperanno di istruire la struttura aziendale appositamente individuata per gestire la situazione).

In ambito Risorse Umane, per tutto quanto non espressamente riportato in questa sezione si rimanda al Contratto Collettivo di Lavoro e al regolamento interno di Arca24.

3.3. Clienti

STILE DI COMPORTAMENTO CON I CLIENTI

Lo stile di comportamento di Arca24 nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
Coerentemente con i principi di imparzialità e pari opportunità Arca24 si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti.

MARKETING RESPONSABILE

Le attività di marketing valorizzano le strategie aziendali basate su comportamenti e pratiche di natura etica che mirano a ottenere benefici e vantaggi per l’azienda stessa e rappresentano un elemento fondamentale per lo sviluppo sostenibile. Le policy di marketing responsabile si basano su attività di costante coordinamento dei canali di comunicazione, al fine di promuovere la diffusione del brand “Arca24” e assicurare una buona percezione della Società nel mercato di riferimento, tutelando il business e migliorando la qualità dei servizi resi, nel costante rispetto del presente Codice Etico.

Attraverso il marketing etico è possibile creare e rafforzare la reputazione aziendale, creare valore per l’azienda, aumentare l’esperienza degli utenti, monitorare la redemption delle attività e il grado di soddisfazione dei clienti.

LE COMUNICAZIONI E I CONTATTI Al CLIENTI

Le comunicazioni e i contatti con i clienti e potenziali clienti di Arca24 (compresi i messaggi pubblicitari) devono essere:

  • chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;
  • conformi alle normative vigenti (ove applicabili) senza ricorrere a pratiche elusive e comunque scorrette;
  • completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della comprensione da parte del cliente;

Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta del canale di contatto (chat, telefono, e-mail, social media, ecc.) più idoneo alla trasmissione dei contenuti senza avvalersi di eccessive pressioni e sollecitazioni e impegnandosi a non utilizzare strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri e comunque nel pieno rispetto delle normative applicabili in merito al trattamento dei dati personali.

CONTROLLO DELLA QUALITÀ E DELLA CUSTOMER SATISFACTION

Arca24 ha ottenuto a fine 2019 la certificazione ISO 9001:2015 e si impegna quotidianamente per il mantenimento degli standard qualitativi. E’, inoltre, intenzionata a mettere in atto le strategie idonee al conseguimento della certificazione ISO 27001.

Arca24 si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi/prodotti offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualità percepita.

Arca24 si impegna a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami da parte dei clienti e delle associazioni a loro tutela avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi (per esempio, servizi di customer service, indirizzi di posta elettronica, etc.) per tutti i clienti.

L’azienda ha previsto la realizzazione di un piano strutturato di monitoraggio della soddisfazione della clientela, che permetterà anche la valutazione dei risultati indiretti ottenuti dai propri clienti attraverso l’utilizzo dei propri prodotti o servizi. I risultati di tali indagini verranno periodicamente condivisi con il personale e orienteranno le decisioni strategiche aziendali.

OMAGGI, REGALI E ALTRE FORME DI BENEFICI

Non è ammessa alcuna forma di regalo o beneficio gratuito, promesso, offerto o ricevuto, che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività organizzativa. Tale norma non ammette deroghe nemmeno in quei Paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è ritenuto consuetudine.

In ogni caso, Arca24 si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dagli eventuali Codici Etici delle Aziende o degli Enti con i quali si hanno rapporti.

Qualsiasi amministratore o collaboratore che riceva direttamente o indirettamente omaggi o benefici dai clienti non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti a darne comunicazione all’Organo di Governo di Arca24 che ne valuterà l’appropriatezza.

3.4. Fornitori

RAPPORTI CON I FORNITORI

Arca24 richiede ai propri fornitori e ai propri collaboratori il rispetto di principi etici corrispondenti ai propri, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per la nascita o la continuazione di un rapporto d’affari.

SCELTA DEL FORNITORE

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Arca24, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà e all’imparzialità.
In particolare, i collaboratori e gli addetti a tali processi sono tenuti a:

  • non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
  • assicurare a ogni “gara” una concorrenza sufficiente: eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto devono essere basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo e della capacità di fornire e garantire servizi di livello adeguato.

Per Arca24 sono requisiti di riferimento:

  • la disponibilità, opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzate, capacità e risorse progettuali, know-how, etc.;
  • l’esistenza ed effettiva attuazione di sistemi di qualità aziendali adeguati;

3.5. Pubblica amministrazione

RAPPORTI CON LE AUTORITÀ

L’assunzione di impegni con le Autorità è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate.

Coloro che, nell’ambito delle proprie funzioni, si trovino ad avere legittimamente rapporti con le Autorità hanno la responsabilità di verificare preventivamente, e con la dovuta diligenza, che quanto dichiarato o attestato, sia veritiero e corretto.

Per lo stesso motivo è necessario che venga raccolta e conservata la documentazione che riassume le procedure attraverso le quali Arca24 è entrata in contatto con le Autorità.

Arca24 attraverso i propri dipendenti o rappresentanti non deve promettere o offrire ai pubblici ufficiali o a dipendenti in genere delle Autorità pagamenti o beni per promuovere e favorire i propri interessi.

Arca24 vieta qualsiasi forma di regalo diretta specificamente a funzionari pubblici o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio ad Arca24. Tale norma non ammette deroghe nemmeno in quei Paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è ritenuto consuetudine.

Qualsiasi dipendente che riceva direttamente o indirettamente proposte di benefici da pubblici funzionari o dipendenti in genere delle Autorità deve immediatamente riferire alla funzione audit, se dipendente, ovvero al proprio referente, se soggetto terzo.

CORRETTA INFORMATIVA ALLA ISTITUZIONI

Ogni rapporto con le Istituzioni svizzere o internazionali è riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a valutare le implicazioni dell’attività legislativa e amministrativa nei confronti di Arca24, a rispondere a richieste informali o ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze), o comunque a rendere note la posizione su temi rilevanti per Arca24. A tal fine, Arca24si impegna a:

  • instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione¬ con gli interlocutori Istituzionali a livello internazionale, comunitario e territoriale;
  • rappresentare gli interessi e le posizioni di Arca24 in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di nature collusive.

Inoltre, Arca24 vieta al personale dipendente, ai soggetti apicali, ai consulenti della società ed ai terzi di:

  • falsificare e/o alterare i rendiconti al fine di ottenere un indebito vantaggio o qualsiasi altro beneficio per la società.
  • falsificare e/o alterare i dati documentali al fine di ottenere il favore o l’approvazione di un progetto non conforme alle normative vigenti in materia.

3.6. Collettività

RAPPORTI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI E ASSOCIAZIONI

Arca24 si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta a esponenti politici.
Arca24 non finanzia partiti sia in Svizzera che all’estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi e feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica.

È possibile cooperare, anche finanziariamente, con organizzazioni politico-sindacali, per specifici progetti in base a criteri oggettivi e identificati:

  • finalità riconducibili alla missione aziendale e/o coerente ai principi etici di riferimento;
  • destinazione chiara e documentabile delle risorse;
  • espressa autorizzazione da parte delle funzioni preposte alla gestione di tali rapporti all’interno di Arca24.

CONTRIBUTI E SPONSORIZZAZIONI
Arca24 sceglie di accettare le richieste di contributi nel limite delle proposte provenienti da enti o associazioni dichiaratamente senza fini d lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale o benefico. Le attività di sponsorizzazione che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo a eventi che offrano garanzia di qualità o per i quali Arca24può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.

In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, Arca24 presta attenzione verso ogni possibile forma di conflitto di interessi in ordine personale o aziendale.

RAPPORTI CON I MEDIA

Coerentemente con i principi di trasparenza e completezza dell‘informazione, la comunicazione di Arca24 verso l’esterno è improntata al rispetto del diritto all’informazione. In nessun caso Arca24 si presta a divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.

Ogni tipo di comunicazione deve rispettare la legge, le pratiche e le regole di condotta professionale e deve essere realizzata nel rispetto di chiarezza, trasparenza e tempestività.

4. Obiettivi di miglioramento

Di seguito vengono elencati gli obiettivi di miglioramento che Arca24 si impegna a rispettare nei prossimi anni, al fine di avere una sempre maggiore attenzione e cura verso i propri stakeholder.

COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER

Arca 24 si impegna al continuo sviluppo del piano di coinvolgimento degli stakeholder migliorandone il monitoraggio e la raccolta dei feed-back generati dall’ascolto.

COLLABORATORI

Arca24 si impegna ad aggiornare e stabilire, di comune accordo con i propri collaboratori, gli obiettivi e target sociali e ambientali individuali o di gruppo.

DIVERSITÀ E INCLUSIONE

Arca24 si impegna a migliorare le proprie performance relative al tema della diversità e inclusione. Inoltre, Arca24 si impegna a promuovere iniziative di conciliazione vita lavoro, di inclusione e valorizzazione delle diversità finalizzate a garantire un ambiente di lavoro eterogeneo e confortevole.