Ngage – Modulo Preventivi e Fatture (IT)2020-06-10T11:28:09+02:00

Cos’è il modulo Preventivi e Fatture (Italian market)

E’ il modulo amministrativo aggiuntivo a Ngage Staffing Agency Software (per il mercato italiano) che consente alle Agenzie Per il Lavoro di realizzare in modo integrato diversi tipi di preventivo per i clienti, – sia per il lavoro temporaneo che per il permanent – la gestione dell’inserimento ore e la fatturazione collegata al sistema paghe (per poter sfruttare la fattura a costo reale per una corretta dichiarazione IVA).
Inoltre sono presenti le comunicazioni obbligatorie e la reportistica amministrativa per una gestione completa. Tutto in un unico software all-in-one, 100% conforme alla normativa GDPR.

Funzionalità e benefici di un modulo amministrativo

1. Preventivi Temp e Perm

Il sistema offre la possibilità di creare e personalizzare i preventivi secondo le necessità del cliente e nel rispetto delle policy aziendali dell’agenzia; la costruzione è semplice e intuitiva, anche grazie a delle preconfigurazioni iniziali.
Con Ngage si ha visibilità completa del flusso di calcolo, dalla retribuzione mensile fino alla tariffa oraria passando per il dettaglio di ogni voce retributiva e contributiva. Il modulo amministrativo fornisce inoltre la possibilità di personalizzare le impostazioni commerciali (assenteismo a carico cliente, % assenteismo, rivalutazione ratei e rifatturazione rateo su rateo) e la tariffa per ogni voce paga.

2. Configurazione CCNL e voci paga

Il nostro Staffing Agency Software consente: una completa gestione dei CCNL (con mappatura divisori, elementi paga, livelli retributivi e voci paga), una gestione dei rinnovi contrattuali (con adeguamento automatico di preventivi e contratti mediante storicizzazione di tutti i dati contrattuali e retributivi), la possibilità di costruire voci paga e di configurarne l’impatto verso un sistema paghe esterno, 100% integrati con paghe project di Zucchetti, e verso il sistema interno di fatturazione e la definizione di regole di calcolo costo ed esenzione oneri.

3. Politiche commerciali

È possibile effettuare controlli di marginalità sul preventivo (con sistema di configurazione centralizzata della policy aziendale) e controllo bloccante in caso di superamento limiti. Il sistema consente inoltre di personalizzare i parametri di controllo fino a livello di singolo utente.

4. Creazione contratti

Il modulo permette la gestione dell’intero processo di contrattualizzazione (dalla creazione delle bozze fino alla formalizzazione e alla firma dei contratti).
Il sistema integra tutti i controlli e i vincoli dettati dalla vigente normativa, con possibilità per l’amministratore del sistema di modulare i parametri secondo le deroghe previste per le diverse tipologie di contratto: stipula contratto stabilizzato, lettera di assegnazione, indennità di disponibilità, integrazione con sistemi paghe e adempimenti ministeriali.

5. Gestione ore multilivello

Una funzione chiave che permette a cliente e candidato di gestire il bollettino ore e inserire direttamente le presenze nel sistema.
Il modulo permette il caricamento di voci orarie e voci a importo (es: ticket mensa), con compilazione automatica nelle giornate coperte da eventi di assenza.
È possibile inoltre far validare i timesheet al cliente attraverso la sua area riservata.

6. Modulo assenze

Si tratta del modulo per la registrazione degli eventi di assenza ed eventuali estensioni (ricadute o continuazioni). La registrazione di ogni evento genera un’e-mail di notifica automatica al referente cliente e al referente aziendale associati al contratto. Il software consente di aggiungere ulteriori destinatari a cui notificare i dati dell’evento appena caricato.
Il timesheet viene compilato in automatico dal sistema nei giorni coperti dall’evento di assenza.

7. Estrazioni ufficio paga

Il modulo consente di estrarre anagrafiche e presenze al fine di alimentare il software paghe con le informazioni necessarie a generare cedolini e LUL. Attraverso un sistema di versionamento dei dati è possibile estrarre anche le variazioni mensili, sia a livello di anagrafica sia a livello di rapporto di lavoro.
Mettiamo a disposizione una parte del nostro ufficio IT che si dedica a questo tipo di lavorazione al fine di garantire tempestiva assistenza.

8. Cob

Il sistema integra l’ultima versione dei tracciati ministeriali per le comunicazioni obbligatorie telematiche in formato XML; con un unico processo è in grado di generare 3 diversi archivi .ZIP contenenti rispettivamente le assunzioni, le proroghe e le cessazioni occorse nel periodo di riferimento. All’interno dell’archivio ASSUNZIONI e dell’archivio CESSAZIONI vengono gestiti anche i contratti di stabilizzazione.

Il software supporta anche le seguenti trasformazioni: variazioni d’orario e stabilizzazione in costanza di missione.

9. FEA

In collaborazione con ANDXOR, mettiamo a disposizione il processo di firma elettronica avanzata. Il sistema gestisce l’attivazione degli accordi di firma, la generazione dei documenti e dei metadati attraverso i quali cliente e lavoratore possono firmare i contratti. L’accesso al sistema di firma è agevolato da un SSO che permette l’apertura del portale di firma direttamente dalla propria area riservata.

10. Fatturazione Elettronica a costo reale e rivalutazione ratei

Il modulo è in grado di importare i costi dal sistema paghe per la fatturazione a costo reale e i saldi dei ratei rivalutati al fine di fatturare l’incremento di costo e non perdere marginalità. I documenti sono esportabili in formato XML e possono essere inviati allo SDI in autonomia dall’APL.

11. Area cliente fatture, contratti e presenze

Il sistema mette a disposizione un’area riservata dove il cliente può visionare contratti e fatture e validare i timesheet dei propri somministrati.

12. Report del margine teorico e reale

Il report mette a confronto il fatturato con i costi reali e i costi a preventivo, dando evidenza della marginalità in percentuale e in valore assoluto. È possibile così mettere a confronto il margine teorico previsto a preventivo con il margine reale realizzato (definibile come “primo margine” o “gross profit”)

13. IRAP e report normativi

Importando i costi reali dettagliati per conto contabile, il sistema è in grado di produrre, sotto forma di tabella (file Excel), i dati utili per la dichiarazione IRAP dei clienti dell’agenzia. È possibile estrarre i dati per un singolo cliente oppure, con una sola operazione, generare i dati IRAP per tutti i clienti attivi nel periodo di riferimento.
Il sistema genera un file Excel per ogni cliente. Nel nome del file viene riportata la ragione sociale.

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Ngage Preventivi e Fatture FAQ

Quali tipologie di preventivi sono inclusi nel vostro sistema?2020-04-16T17:58:38+02:00

Ngage mette a disposizione 3 diverse tipologie di preventivo: somministrazione, permanent e servizi di consulenza. Per tutte le tipologie il sistema prevede la gestione di tutto il processo, fatturazione compresa.

È possibile creare un preventivo di somministrazione con integrativo aziendale?2020-04-16T17:59:35+02:00

È possibile applicare l’integrativo aziendale direttamente sul preventivo che si sta creando, oppure si può configurare il CCNL, con relativa integrazione, direttamente sulla scheda del cliente così da averlo sempre disponibile per tutti i preventivi futuri.

È possibile integrare Ngage con un sistema Paghe?2020-04-16T18:01:40+02:00

Ngage è già integrato al 100% con Paghe Project di Zucchetti, al quale passiamo nuove anagrafiche, variazioni e presenze. È comunque possibile integrarsi con altri sistemi Paghe implementando flussi di scambio secondo le specifiche del software ricevente.

Siete conformi alle vigenti normative in tema di somministrazione?2020-04-16T18:02:31+02:00

Ngage integra tutti i controlli obbligatori previsti dalla vigente normativa, in particolare dispone di tutte le regole imposte dal Decreto Dignità veicolate anche attraverso l’ultimo rinnovo del contratto collettivo delle APL. Il sistema mette inoltre a disposizione degli utenti alcuni report normativi utili a mantenere sotto controllo l’anzianità dei somministrati e lo stato dei contratti (causale di ricorso alla somministrazione, numero proroghe e numero rinnovi).

Il sistema è in grado di gestire i lavoratori stabilizzati?2020-04-16T18:03:24+02:00

Oltre alla classica somministrazione a termine, Ngage permette di gestire anche i contratti di stabilizzazione, apprendistato e staff leasing. Il processo risulta molto semplice per l’utente grazie ad una serie di automatismi che agevolano il processo di assunzione, il passaggio verso il sistema Paghe e le COB.

È possibile utilizzare la firma elettronica avanzata?2020-04-16T18:04:25+02:00

Grazie ad un fornitore esterno con cui si integra, Ngage permette di gestire la FEA sia verso il cliente sia verso il lavoratore. Partendo dal nostro sistema è possibile attivare gli accordi di firma e inviare i documenti al portale che gestisce la FEA, il tutto in modo molto semplice e veloce grazie ad una forte integrazione tra i sistemi. I firmatari accedono al portale direttamente dalla loro area riservata di Ngage senza dover fare una seconda registrazione o un secondo login. Allo stesso modo l’APL potrà monitorare lo stato dei contratti e verificare quali sono stati firmati e quali invece rifiutati.

Come posso gestire le COB attraverso il vostro sistema?2020-04-16T18:05:12+02:00

Attraverso una singola procedura, Ngage genera automaticamente tutti gli XML necessari alle comunicazioni telematiche di assunzioni, proroghe, cessazione e trasformazioni. I file vengono archiviati per tipologia al fine di agevolare le operazioni di invio tramite i portali regionali di competenza.

Chi può gestire i timesheet?2020-04-16T18:05:49+02:00

Le presenze possono essere gestite da tutti gli utenti dell’APL con accesso al modulo amministrativo. Il processo di validazione e invio alla fatturazione sono veicolati da permessi specifici. Il processo di validazione può essere assegnato anche al cliente, il quale attraverso la propria area riservata può visionare i timesheet e validarli. Un timesheet può essere inviato alla fatturazione solo se è stato precedentemente validato.

Posso registrare le assenze dei somministrati?2020-04-16T18:06:48+02:00

Su ogni contratto di prestazione è disponibile il modulo delle assenze dove l’operatore può registrare gli eventi occorsi durante il rapporto di lavoro. Il caricamento dell’evento può essere notificato al personale dell’APL che gestisce il contratto e il cliente; questo avviene tramite l’invio di una e-mail al salvataggio dell’evento di assenza. Il timesheet viene precompilato automaticamente dal sistema secondo le date impostate per l’evento.

Quali modalità di fatturazione mette a disposizione il vostro sistema?2020-04-16T18:07:19+02:00

Ngage permette di scegliere a livello di preventivo se fatturare a tariffa oraria, a margine % mensile, a margine fisso mensile oppure a canone fisso mensile.

È possibile fatturare a costo reale?2020-04-16T18:07:57+02:00

Ngage permette l’importazione dei costi dal sistema Paghe. La fatturazione avviene automaticamente a costo reale se il dato è disponibile; in caso contrario viene utilizzato il costo a preventivo.

Come gestite la fatturazione elettronica?2020-04-16T18:08:47+02:00

Al momento Ngage mette a disposizione 2 soluzioni: la prima prevede la generazione delle fatture in formato XML con possibilità per l’APL di scaricarle e gestirne autonomamente l’invio al sistema di interscambio. La seconda soluzione sfrutta lo stesso fornitore della FEA per gestire tutto il processo fino all’invio allo SDI; in questo caso Ngage trasmette automaticamente l’XML al portale esterno che si occuperà dell’invio e dell’archiviazione sostitutiva.

Come posso fare se emetto una fattura sbagliata?2020-04-16T18:09:16+02:00

È possibile procedere con la generazione di una nota di credito semplicemente selezionando la funzione “storna fattura”. Il sistema andrà a generare una nota di credito con le stesse righe del documento originale.